Giải pháp tăng hiệu quả cho doanh nghiệp khi áp dụng nhiều hệ thống quản lý

Công ty TNHH xuất khập khẩu Protex Việt Nam là một trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực Sản xuất và cung ứng các sản phẩm ngành da dày và may mặc thời trang. Tuy mới thành lập năm 2019, nhưng công ty đã là một trong những doanh nghiệp đang phát triển, tạo nhiều công ăn việc làm cho người lao động trên địa bàn tỉnh Nam Định, là một tỉnh đi đầu trong lĩnh vực dệt may, gia dầy nhưng đang trên đà tháo trào và không còn nhiều doanh nghiệp sản xuất sản phẩm tiêu thụ thị trường trong nước mà chủ yếu xuất khẩu.

Những Băn Khoăn Của Doanh nghiệp sản xuất

Với tiêu chí “Khách hàng là số 1” công ty Công ty TNHH xuất khập khẩu Protex Việt Nam mong muốn xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến đảm bảo đáp ứng được yêu cầu kiểm soát chất lượng và thoả mãn nhu cầu của khách hàng và mở rộng thị trường.

Tuy nhiên khi xây dựng một hệ thống quản lý đồng thời cả chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015; hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015 sẽ dẫn đến một thực trạng không mong muốn hiện nay đó là:  Đạt được mục tiêu của hệ thống quản lý này thì sẽ làm ảnh hưởng thậm chí là gây trở ngại cho các mục tiêu hướng đến của tiêu chuẩn khác. Việc xây dựng đồng thời hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001:2015), hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001:2015) sẽ dẫn đến các thủ tục quản lý cồng kềnh, khó áp dụng và chồng chéo lẫn nhau, là rào cản trong hoạt động.

Chính từ lý do đó công ty đã có mong muốn xây dựng một hệ thống quản lý tích hợp để tạo thuận lợi cho việc tích hợp các hệ thống quản lí và quản trị các rủi ro trong tổ chức.

Giải pháp tích hợp các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn và những thành công ban đầu

Việc tích hợp các hệ thống quản lý cần được lập kế hoạch và triển khai theo một cách có cấu trúc. Nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng các hệ thống quản lý là do bởi sức ép từ bên ngoài như yêu cầu của khách hàng, để có chứng chỉ tham gia đấu thầu… chứ không thật sự xuất phát từ nhu cầu thiết thân, coi hệ thống quản lý là công cụ mang lại lợi ích lâu dài cho mình. Bởi vậy việc đầu tiên cần làm là xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp, tiến hành phân tích các yêu cầu một cách chi tiết và xem xét xem các yêu cầu đó đã được tích hợp trong hệ thống quản lý như thế nào.

Các yêu cầu cơ bản được phân nhóm thành các nội dung sau:

– Chính sách;

– Lập kế hoạch;

– Thực hiện và điều hành;

– Đánh giá kết quả;

– Cải tiến;

– Xem xét của lãnh đạo

Mỗi một hệ thống quản lý đơn lẻ đều có những yêu cầu riêng cụ thể của mình nhưng 6 yếu tố trên luôn có trong các yêu cầu của các hệ thống đơn lẻ đó và có thể được triển khai áp dụng như nền tảng của sự tích hợp.

Công ty TNHH xuất nhập khẩu Protex Việt Nam đã được tham gia chương trình năng xuất chất lượng của Bộ Công Thương trong năm 2020 cho các doanh nghiệp dệt may và da giầy

Bắt đầu từ thàng 3 năm 2020 các chuyên gia tư vấn của công ty cổ phần chứng nhận và giám định IQC đã cùng với các cán bộ của Công ty TNHH xuất khập khẩu Protex Việt Nam nỗ lực tiến hành cải tiến các tiêu chuẩn áp dụng tại doanh nghiệp.

Qua quá trình tư vấn của nhóm cán bộ dự án Công ty Cổ phần chứng nhận và Giám định IQC đã tổ chức khảo sát hiện trạng hệ thống quản lý hiện có của doanh nghiệp từ đó đề xuất các phương án tích hợp hệ thống ISO cho doanh nghiệp. Căn cứ vào tình hình thực tế thì Công ty Protex Việt Nam nên áp dụng tíc hợp hai hệ thống quản lý là ISO 9001 và ISO 14001.Toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty TNHH xuất khập khẩu Protex Việt Nam đã được tham gia các lớp đào tạo nhận thức chung về tiêu chuẩn ISO các yêu cầu điều khoản. Nhận thức được các yêu cầu của từng tiêu chuẩn ISO 9001:2015; ISO 14001:2015 và các yêu cầu của hoạt động tích hợp các hệ thống quản lý, ban ISO của công ty bắt tay vào xây dựng bộ tài liệu hệ thống để đưa vào vân hành thử, Trong quá trình vận hành có phát sinh một số mâu thuẫn giữa quy trình và thực tế, nhóm cán bọ tư vấn đã hướng dẫn ban ISO điều chỉnh tài liệu cho phù hợp. Sau quá trình áp dụng công ty tổ chức đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo để cải tiến hệ thống.

Sau khoảng thời gian áp dụng đến tháng 11/2020 công ty TNHH xuất khập khẩu Protex Việt Nam đã được tổ chức chứng nhận Viện kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm hàng hóa đánh giá và cấp chứng nhận ISO 9001 và ISO 14001 đánh dấu bước đầu thành công trong quá trình áp dụng tích hợp ISO,

Cho đến thời điểm hiện tại, theo đánh giá của doanh nghiệp thì Công ty TNHH xuất khập khẩu Protex Việt Nam đã giảm được 25% sản phẩm không phù hợp bị trả về, năng suất công việc tăng đáng kể. Các yếu tố gây ô nhiễm môi trường được loại bỏ và hạn chế tối đa. Công ty cũng yêu cầu cán bộ công nhân viên triệt để áp dụng các quy trình, chính sách và thủ tục đã ban hành vào hoạt động của công ty với hy vọng đạt được các mục tiêu về chất lượng và môi trường.

Bài học nhận được ở đây là việc áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý mang lại rất nhiều cơ hội đổi mới, cải tiến cho công ty và là bước đệm để nâng tầm các doanh nghiệp vừa và nhỏ lên một tầm cao mới, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Nguồn: Công ty CP Chứng nhận và Giám định IQC