Công cụ 5S đã được giới thiệu ở Việt Nam từ nhiều năm nay. Với các bước cơ bản “Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng”, 5S nhằm nâng cao ý thức tự nguyện, tự giác trong thực hiện văn hoá doanh nghiệp, thay đổi cách suy nghĩ và những thói quen làm việc, yêu cầu tính trách nhiệm của mỗi cán bộ công ty, đồng thời giúp cải thiện môi trường và tinh thần làm việc.
Áp dụng thành công 5S sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất chất lượng. Dưới đây là những lợi ích mà Công ty Cổ phần Nhựa Hưng Yên và khối văn phòng một số đơn vị thuộc lĩnh vực khác đạt được khi áp dụng 5S.
Vào năm 2015, Công ty CP Nhựa Hưng Yên đã tham gia triển khai 5S trong khuôn khổ chương trình phát triển ngành công nghiệp phụ trợ do Trung tâm hỗ trợ DNNVV phía Bắc cùng nhóm chuyên gia Jica thực hiện. Phía bạn hàng cũng bắt buộc Công ty phải tuân thủ tiêu chuẩn 5S (Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng) nhằm loại bỏ các lãng phí trong sản xuất, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.
Bên trong nhà xưởng của công ty, mọi thứ đều sạch sẽ, lối đi, tường nhà, nền xưởng không bụi bặm, nguyên liệu nhựa trắng phau, sạch tinh. Công nhân Công ty Cổ phần Nhựa Hưng Yên luôn thực hiện nghiêm quy định từng công đoạn sản phẩm. Công ty cho biết, khi thực hiện thành công 5S trong doanh nghiệp, sẽ mang lại những thay đổi đáng ngạc nhiên như: nơi làm việc trở nên sạch sẽ và gọn gàng hơn; kết quả thấy ngay đối với tất cả mọi người, việc chấp hành kỷ luật sẽ tốt hơn, các thao tác xử lý công việc trong hoạt động văn phòng sẽ trở nên dễ dàng và an toàn, nhân viên sẽ tự hào về nơi làm việc của mình, tăng cường việc phát huy sáng kiến của tất cả mọi người trong doanh nghiệp, tránh được những lãng phí không cần thiết. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng giữa tất cả mọi người, qua đó mọi người sẽ làm việc với thái độ tích cực, có trách nhiệm hơn với công việc..
Với thành công của 5S trong các nhà máy sản xuất, tại Việt Nam 5S đã và đang được áp dụng mở rộng sang lĩnh vực bệnh viện, dịch vụ, ngân hàng. Ý kiến của một số cán bộ tham gia chương trình 5S cho thấy:
Với bệnh viện, Ths.BS Vũ Văn Vinh – Trưởng phòng Quản lý chất lượng Bệnh viện Phụ Sản Hà Nội: thực hiện tốt 5S sẽ tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, thoải mái và thuận tiện cho từng vị trí, giảm thiểu lãng phí, rút ngắn thời gian tìm kiếm và vận chuyển tài liệu. Qua đó nâng cao ý thức làm việc, tăng năng xuất lao động, tăng cường tính đoàn kết, khuyến khích sáng tạo của từng cá nhân, làm nền tảng để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp của từng khoa phòng trong bệnh viện;
Với ngành ngân hàng, chị Đoàn Thị Kiều Hương – Bí thư ĐTN VietinBank cho biết: Việc tích cực triển khai 5S sẽ góp phần phát huy sức trẻ, tinh thần đoàn kết, sáng tạo và xung kích của ĐVTN VietinBank toàn hệ thống. Tại Vietinbank, qua 3 tháng triển khai, đến nay 5S đã đem tới những hình ảnh mới và sự hứng khởi từ Trụ sở chính cho đến các chi nhánh (CN), phòng giao dịch. Theo đó, hồ sơ tài liệu được sàng lọc, phân loại, sắp xếp và lưu trữ theo quy định; văn phòng sạch sẽ, ngăn nắp, khoa học; thời gian giao dịch của khách hàng được rút ngắn… Chị Cao Thị Huyền Nhung – Trưởng Phòng Hỗ trợ tín dụng, VietinBank Thanh Hóa chia sẻ: Do đặc thù Phòng lưu trữ rất nhiều hồ sơ KH. Sau quá trình triển khai 5S, Phòng đã đảm bảo sắp xếp khoa học, lưu trữ đúng quy định các hồ sơ, tài liệu liên quan, rất thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu khi cần. Nhiều cán bộ khi được khảo sát cũng cho rằng 5S góp phần làm thay đổi tích cực không gian làm việc từ các phòng/ban đến bàn làm việc cá nhân… Từ đó, với cán bộ, nơi làm việc trở thành “công sở 5 sao”; với KH, mỗi điểm giao dịch trở thành điểm dừng chân hài lòng. Anh Hồ Chu Vân – Giám đốc VietinBank Tây Ninh chia sẻ: Diện mạo của Chi nhánh có những thay đổi tích cực từ khi triển khai 5S. Bàn làm việc của cán bộ ngăn nắp, gọn gàng; khu vực sinh hoạt chung sạch sẽ; hồ sơ tài liệu sắp xếp khoa học nên rút ngắn thời gian tìm kiếm. Nhờ đó năng suất lao động được cải thiện, cán bộ về đúng giờ và có thời gian tham gia các hoạt động văn hóa thể thao, nâng cao sức khỏe.
Có thể tóm tắt các lợi ích trực quan mà 5S mang lại cho khối văn phòng (cả của nhà máy sản xuất và các lĩnh vực khác) là (1) môi trường làm việc chuyên nghiệp, (2) hồ sơ tài liệu được sàng lọc, phân loại, sắp xếp và lưu trữ theo quy định; (3) văn phòng sạch sẽ, ngăn nắp, khoa học, (4) rút ngắn thời gian tìm kiếm và vận chuyển tài liệu.
Văn phòng NSLC tổng hợp
