Công ty TNHH INTOPS áp dụng thành công công cụ Năng suất chất lượng

Trong giai đoạn suy giảm kinh tế toàn cầu hiện nay, với những nỗ lực hỗ trợ từ các Ban ngành địa phương, sự thay đổi nhận thức từ Ban Giám đốc nhằm cải tiến hệ thống quản lý, Công ty TNHH INTOPS Việt Nam đã và đang phát triển một cách bền vững, tăng lợi nhuận về kinh tế đi kèm với công tác bảo vệ môi trường, xây dựng môi trường an toàn lao động. Có được thành quả tốt đẹp này bởi Công ty TNHH INTOPS Việt Nam hiện đang áp dụng các mô hình quản lý tiên tiến bao gồm: Hệ thống tích hợp giữa Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý Môi trường theo ISO 14001:2004/Cor 1:2009, Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo OHSAS 18001:2007 và các chương trình khác như 5S…

Công ty TNHH INTOPS Việt Nam được thành lập từ ngày 06 tháng 01 năm 2010, là một trong những Công ty chuyên về lĩnh vực sản xuất vỏ điện thoại di động cung cấp cho SAMSUNG theo kỹ thuật công nghệ tiên tiến nhất hiện nay. Sau thời gian xây dựng và hoạt động, Công ty đã ổn định sản xuất, hoàn thiện cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm quyền hạn giữa các bộ phận, xây dựng cơ sở nhà xưởng, trang thiết bị hiện đại, thực hiện chế độ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp cho người lao động…. Ngay từ khi mới thành lập, Ban Lãnh đạo Công ty đã xác định chính sách phát triển bền vững của doanh nghiệp dựa trên tiêu chí hàng đầu là: chất lượng đi kèm với bảo vệ môi trường, an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Giai đoạn đầu, Công ty khởi nghiệp với khoảng 20 cán bộ quản lý và 500 công nhân. Tới nay, Tổng số nhân viên ở Công ty đã là 3000 người với 50 cán bộ quản lý, bao gồm 4 xưởng sản xuất và lắp ráp sản phẩm.

Cơ duyên xây dựng và áp dụng các hệ thống quản lý tiên tiến Trong quá trình quản lý, Công ty quan niệm chất lượng phải đi đôi với an toàn. Người công nhân chỉ có thể gắn bó lâu dài với công ty nếu họ có được mức lương đáp ứng nhu cầu sống của gia đình và bản thân, họ được làm việc trong một môi trường thực sự lành mạnh để có thể yên tâm chăm sóc cho chính mình và gia đình. Đây là điều mà Ban Giám đốc công ty trăn trở khi tìm hiểu cách thức để cải tiến hệ thống quản trị kinh doanh của mình. Bên cạnh đó, khách hàng của Công ty trực tiếp là Samsung – một doanh nghiệp có yêu cầu cao về các yếu tố chất lượng sản phẩm, môi trường thân thiện với cộng đồng và an toàn lao động, đảm bảo sức khỏe người lao động.

Từ những nhân tố trên, với cách thức tiếp cận mô hình tiên tiến từ Công ty mẹ (công ty bên Hàn Quốc), Intops Việt Nam đã lựa chọn việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001.

Khó khăn khi xây dựng, vận hành các hệ thống quản lý

Hoạt động xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 không phải là điều đơn giản và hoạt động triển khai, áp dụng hệ thống trong giai đoạn mới xây dựng ở Intops Việt Nam đã gặp tương đối nhiều khó khăn. Do hoạt động triển khai, xây dựng, áp dụng hệ thống được thực hiện, tiến hành song song với hoạt động sản xuất của Doanh nghiệp nên việc bố trí nhân sự tham gia xây dựng hệ thống đã gặp nhiều khó khăn, một cán bộ cần phải kiêm nhiều chức vụ. Mà để có một HTQL được triển khai thành công, theo 8 nguyên tắc quản lý chất lượng, tổ chức cần có sự tham gia đầy đủ của toàn tổ chức – bao gồm lãnh đạo cấp cao, cán bộ quản lý, thành viên Ban ISO và nhân viên – trong quá trình chuẩn bị, xây dựng, áp dụng và cải tiến. Đây đã là bài toán khó đối với Intops. Để giải quyết vấn đề này, Ban Giám đốc Công ty đã bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo nhằm trực tiếp giải quyết các khó khăn, khúc mắc liên quan đến hệ thống.

Thứ hai là Intops Việt Nam vốn là công ty có 100% vốn đầu tư nước ngoài với các cấp quản lý đều là người nước ngoài (người Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản…) do đó, cách thức quản trị doanh nghiệp tương đối khác biệt so với cách thức quản trị doanh nghiệp ở các doanh nghiệp Việt Nam 100%. Kinh nghiệm triển khai các hệ thống quản lý bị thiếu ở một vài cấp lãnh đạo hoặc bất đồng giữa cấp quản lý người Việt và cấp quản lý người nước ngoài đã khiến cho các chương trình quản lý, điều hành, các quy trình thực tế khi đi vào vận hành thiếu sự quan tâm cũng như ủng hộ của các bên liên quan.

Một nguyên nhân nữa xuất phát từ tiêu chuẩn mà công ty áp dụng, tiêu chuẩn ISO 14001, OHSAS 18001. Các tiêu chuẩn này đều đòi hỏi công ty phải đầu tư các trang thiết bị, thay đổi kết cấu xưởng sản xuất, mua sắm thiết bị và sửa chữa nhà xưởng nhằm đảm bảo đáp ứng các yêu cầu luật và yêu cầu khác về môi trường và các yêu cầu về an toàn sức khỏe nghề nghiệp.

Tuy nhiên, với quyết tâm của Ban Giám đốc, đồng thời được sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn có kinh nghiệm, Hệ thống quản lý chất lượng, môi trường và an toàn sức khỏe nghề nghiệp của Công ty đã được xây dựng và vận hành trơn tru. Cách thức để Công ty khắc phục các khó khăn nêu trên đó là Công ty đã tiến hành xác định vai trò, vị trí và trách nhiệm của lãnh đạo cấp cao, các cán bộ quản lý, thường trực và thành viên Ban ISO, các nhân viên/công nhân trong triển khai dự án; tiến hành thực hiện cải tiến các trang thiết bị, nhà xưởng theo từng giai đoạn. Các hoạt động nào dễ triển khai, dễ áp dụng sẽ được thực hiện trước nhằm tạo động lực cho cán bộ công nhân viên thấy được lợi ích khi triển khai áp dụng các hệ thống quản lý tiên tiến. Đối với các hạng mục chưa thực hiện được ngay, Ban Giám đốc Công ty tiến hành lập kế hoạch và đưa ra các mục tiêu, chỉ tiêu để thực hiện trong thời gian sắp tới. Nhờ vậy, Hệ thống quản lý của Công ty đã đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Cụ thể: ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001 – lợi ích khi áp dụng một hệ thống quản lý tích hợp: Trong quá trình tích hợp, hiệu quả nhận thấy rõ ràng đầu tiên chính là đơn giản hóa các tài liệu quy trình, quy định tại công ty. Hiện tại công ty có khoảng 30 quy trình tích hợp cho cả ba tiêu chuẩn. Nếu không tích hợp số lượng các quy trình phải lên đến gần 50 quy trình mới đủ đáp ứng các nội dung yêu cầu của tiêu chuẩn ISO và OHSAS. Nhờ đó công ty tiết kiệm được rất nhiều giấy tờ, in ấn, thời gian, nhân công… trong tất cả các hoạt động photo tài liệu, in ấn phát hành mới tài liệu…Một số tài liệu khi được phát hành dưới dạng bản pdf thông quan mạng lưới truyền thông nội bộ của Công ty cũng góp phần giảm thiểu đáng kể nguồn nhân lực và tài lực của hệ thống.

Về hiệu quả làm việc: Kết quả làm việc tại các bộ phận cho thấy, hệ thống tài liệu tích hợp đáp ứng được yêu cầu quản lý tại từng phòng ban, số lượng sổ sách và biểu mẫu đầy đủ để theo dõi, thống kê kết quả công việc và thuận lợi cho lãnh đạo ra các quyết định dựa trên các số liệu báo cáo. Nhờ đó, các quy trình sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp đã đạt được thành tựu nhất định: hạn chế thất thoát hao phí trong khâu sản xuất, nâng cao năng suất, sản lượng sản xuất tăng và đồng đều theo các đơn đặt hàng; số lần giao hàng trễ giảm xuống dưới mức 5%, số lượng hàng NG sai lỗi đã giảm đáng kể; giảm chi phí liên quan đến thu gom và xử lý chất thải; tăng cường ý thức của người lao động về bảo vệ môi trường, cải thiện môi trường làm việc, góp phần bảo vệ sức khoẻ người lao động Hoạt động chuyển giao thông tin giữa các bộ phận được nhanh chóng, nhờ đó giảm thời gian giải quyết tối đa các vấn đề khúc mắc giữa INTOPS và khách hàng.

Về nhân sự: với quan điểm “cần tiến hành thay đổi nhận thức của cán bộ nhân viên cũng như các lãnh đạo đơn vị mà không phải chỉ có cá nhân mình”. Khi mới bắt đầu triển khai dự án áp dụng hệ thống quản lý tích hợp, phần đa số nhân viên của công ty nhận thấy rằng việc áp dụng ISO chỉ dừng lại ở giấy tờ, hồ sơ và việc ghi chép. Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng, khi ISO đã trở thành thói quen, việc áp dụng và cải tiến hệ thống diễn ra nhuần nhuyễn đã góp phần hình thành một nhân sự – con người INTOPS. Nhân sự trong công ty trước khi được tiếp cận sản xuất đều được trải qua các khóa giới thiệu về nội quy, chính sách và được tiến hành đào tạo trực tiếp nâng cao tay nghề. Do đó, cán bộ nhân viên trong công ty luôn cảm thấy gắn bó, đoàn kết tập thể với mục tiêu xây dựng INTOPS trở thành nhà cung cấp vỏ điện thoại lớn nhất cho SAMSUNG. Hơn thế nữa, việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp đã giúp xây dựng, rèn luyện thói quen làm việc an toàn. Trước đây, công nhân thường không quan tâm đúng mức tới việc tự bảo vệ bản thân như việc sử dụng hóa chất mà ít khi tiến hành sử dụng dụng cụ bảo vệ cá nhân hoặc việc sử dụng mang tính chất đối phó. Hiện nay các yêu cầu về an toàn được hướng dẫn tỉ mỉ tới từng người lao động và được giám sát, nhắc nhở thường xuyên với mục đích là rèn cho được thói quen tốt. Nhờ thế người lao động đã ý thức hơn trong việc bảo vệ an toàn cho mình và cho người khác. Đây là tiền đề tốt để công ty từng bước xây dựng văn hóa an toàn.

Về môi trường, cơ sở hạ tầng: Đây là hoạt động cải tiến nhất và được Ban Giám đốc quan tâm kể từ khi tích hợp hệ thống. Trước khi tiến hành áp dụng hệ thống, do chưa nắm vững được vấn đề, nhiều công nhân trong công ty chưa tiến hành phân loại chất thải nguy hại tại bộ phận mình dẫn tới Ban Giám đốc phải nhắc nhở nhiều lần, hoạt động thu gom, xử lý của doanh nghiệp diễn ra theo lối “xử lý cuối đường ống” gây tốn kém nhân công. Bộ phận Môi trường (Tổng vụ) của Công ty đã tiến hành đề xuất trang bị hệ thống thu gom (bổ sung thùng rác, bố trí mạng lưới thùng rác), tiến hành đào tạo, tập huấn nhân sự ở các bộ phận. Kết quả thu được cho thấy, 100% cán bộ đã tiến hành phân loại rác thải thành 03 loại, chất thải tái chế, chất thải công nghiệp và chất thải nguy hại; Hoạt động 3D-5S được kiểm tra và tuân thủ thực hiện ở tất cả các bộ phận trong Công ty.

Bên cạnh đó, Công ty đã tiến hành trang bị 01 phòng y tế với trang thiết bị hiện đại, có cán bộ y tế phụ trách theo dõi để đảm bảo vấn đề sức khỏe của Công nhân trong công ty và tiến hành lắp đặt các tủ thuốc y tế dự phòng ở một số xưởng sản xuất. Công ty còn Tiến hành kiểm tra khám sức khỏe định kỳ 02 lần/1 năm bao gồm cả các bệnh sức khỏe nghề nghiệp. Bởi vậy số vụ tai nạn lao động kể từ sau khi áp dụng các hệ thống giảm xuống còn 01 vụ, số lượng công nhân gặp vấn đề sức khỏe khi tiến hành sản xuất đã giảm xuống 70% số lần.

Có thể nói, trong bối cảnh hiện nay, để có thể đảm bảo mục tiêu phát triển kinh tế bền vững thì việc áp dụng các hệ thống quản lý tiên tiến đã và đang trở thành một giải pháp phù hợp để các doanh nghiệp trong đó có INTOPS Việt Nam áp dụng. Việc tham gia áp dụng và thực hiện tuân thủ theo các tiêu chuẩn Quốc tế đã góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp một cách mạnh mẽ; tạo được lợi ích kinh tế, xã hội và môi trường, đảm bảo sức khỏe cho người lao động.

Clip thực hiện NSCL tại Công ty TNHH INTOPS