Công ty Bách Linh áp dụng 5S

Năm 2017, Công ty TNHH Một thành viên TM và DV Bách Linh đã áp dụng 5S và thu được các kết quả khả quan: giảm thời gian lấy một đơn hàng 50 mã từ 1h20 phút xuống 1h05 phút; giảm thời gian kiểm tồn kho để đặt hàng từ 1 giờ xuống còn 40 phút. Công ty TNHH Một thành viên TM và DV Bách Linh được thành lập vào tháng 7 năm 2007, sau hơn 10 năm xây dựng và phát triển, Bách Linh đã có một thị trường phân phối khắp cả nước. Các sản phẩm bánh kẹo nhập khẩu của Bách Linh có mặt ở tất cả các siêu thị lớn như: Aeon, Lotte, Big C, Fivimart, Vinmart, Intimex, Hapro, CK, …. và các đại lý bán buôn, bán lẻ. Sản phẩm chủ đạo của Công ty là các loại socola cao cấp nhập khảu từ Đức (Stock Merci). Ngoài ra còn có các sản phẩm bánh nổi tiếng khác đến từ Pháp, Bỉ, Mỹ, Nhật, Đài Loan, …. như: Leibniz, Bahlsen, Bruggen, Laroshell, Charcheer, Hamlet, Kluth, Mochi, Bánh gạo, …. Sau khi tham gia khóa tập huấn 5S của Bộ Công Thương vào tháng 8 năm 2017, Công ty đã thành lập ban 5S với giám đốc là Trưởng ban 5S; Nhân viên hành chính tổng hợp: thành viên 5S chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, giám sát việc thực hiện 5S; Phụ trách 3 cửa hàng: thành viên 5S chịu trách nhiệm đôn đốc và cùng nhân viên bán hàng thực hiện 5S. Quá trình triển khai 5S tại công ty bắt đầu từ đầu tháng 9/2017 với các bước:

Thời gian	Công việc đã thực hiện
B1: chuẩn bị 01/09	–           Sáng: truyền đạt, trao đổi về 5S, lợi ích của 5S và báo cáo tình trạng hiện nay của kho cần phải làm 5S cho Giám đốc. –           Chiều: phổ biến, đào tạo 5S cho toàn bộ nhân viên. Hướng dẫn cách đơn giản để thực hiện 3 chữ S đầu tiên. (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ)
02/09	–       Thành lập đội 5S gồm: Giám đốc, Phụ trách 3 cửa hàng, Nhân viên hành chính nhân sự. –       Xác định khu vực cần làm 5S: là Kho trữ hàng tầng 2 của cửa hàng 271 Giảng Võ.
B2: phát động và quảng bá 05/09	Vì là Doanh nghiệp thương mại đơn thuần, quy mô nhỏ nên không có các khẩu hiệu, mà đơn giản chỉ là các bức ảnh chụp hiện trạng lộn xộn của kho dán lên bảng thông báo nội bộ.
B3: thực hiện 5S cấp 1 06/09	–       Sàng lọc: tập hợp và phân loại các sản phẩm hàng hóa theo chủng loại. Các sản phẩm lẻ để riêng ra 1 nơi. Sau đó kiểm tra: + Sản phẩm đủ điều kiện để bày bán để ra 1 thùng. + Sản phẩm còn sử dụng được nhưng không đủ điều kiện bày bán để ra 1 thùng. + Sản phẩm không sử dụng được để ra 1 thùng.
07 -> 15/09	–       Sắp xếp: phân chia các tầng kệ, khu vực để hàng cụ thể, có biển nhãn dán tại các khu vực gồm: + Bánh hộp sắt                             + Kẹo hộp sắt + Kẹo Merci                                 + Kẹo cao su + Socola thanh                             + Bánh tươi + Trứng Zaini + Kinder                 + Hoa quả sấy khô + Sữa bột                                       + Sữa nước + Rượu                                          + Đường, trà, ca cao –       Sau  khi phân chia khu vực xong đánh biển tên và dán lên các vị trí quy định. –       Hàng tuyệt đối không được để 2 nơi (trừ những mặt hàng có 2 date).
	–       Sạch sẽ: + Hàng ngày, sau khi nhận hàng nhân viên bán hàng phải phân loại hàng hóa theo chủng loại và sắp xếp vào khu vực đã quy định. + Nhân viên bán hàng ca sáng trước khi ra về (17h30) phải quét dọn kho, sắp xếp các thùng hàng để không đúng vị trí. + Thực hiện tổng vệ sinh vào chiều thứ 7 hàng tuần.
16/09	Chụp ảnh tại các vị trí dã thực hiện 5S -> in màu và dán lên bảng thông báo nội bộ (dán song song với các vị trí này trước khi làm 5S để thấy sự thay đổi)
B4: Đánh giá 5S cấp 1 10/10	–       Sau 1 tháng thực hiện và duy trì 5S cấp 1, kho trữ hàng của cửa hàng 271 Giảng Võ có những thay đổi đáng kể, cụ thể như sau: + Các tầng kệ có nhiều không gian trống hơn. + Hàng hóa được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, dễ thấy, dễ lấy. + Đường đi lại rộng rãi hơn, xe kéo hàng ra vào thuận tiện hơn. + Chất lượng hàng hóa được kiểm soát tốt hơn, số lượng hàng bị chảy ướt, bục rách, chuột cắn, hết date giảm đáng kể. + Thời gian lấy hàng được thu ngắn, nhân viên không phải tìm, bới mới lấy được hàng. + Không phải là nhân viên kho cũng có thể  lấy được hàng vì có tên biển rõ ràng từng loại. –       Giám đốc tuyên dương trước cuộc họp toàn Công ty và đề xuất thưởng nóng cho tổ 5S và toàn bộ nhân viên bán hàng 271 Giảng Võ 500.000đ.
B5: Nâng cấp 5S	–           Đưa việc duy trì các công việc 5S vào quy trình làm việc của nhân viên bán hàng. Yêu cầu duy trì thành nề nếp thói quen. Hàng tuần tổ 5S sẽ tiền hành kiểm tra và đánh giá. –       Phát động các cửa hàng khác và kho tổng cùng thực hiện 5S.
B6: Duy trì và cải tiến 5S	–       Hàng tháng tổng kết việc thực hiện và duy trì 5S tại 3 cửa hàng và kho tổng

Theo công ty, các hoạt động được triển khai bao gồm: + Phân loại hàng hóa theo chủng loại. + Phân chia khu vực trữ hàng cụ thể: hàng không được để 2 nơi (trừ hàng 2 date). + Hàng ngày sắp xếp, vệ sinh khu vực trữ hàng gọn gàng, sạch sẽ. + Thực hiện tổng vệ sinh 1 tuần/ 1 lần. Kết quả triển khai bằng hình ảnh tại công ty cho thấy hiệu quả trực quan:   Hiệu quả áp dụng 5S theo các khía cạnh: + Về mặt nhận thức: bản thân nhân viên bán hàng và kho cửa hàng 271 Giảng Võ đã thấy được tính tích cực, hiệu quả khi áp dụng 5S và mong muốn duy trì liên tục. Nhân viên mới hoặc nhân sự hỗ trợ cũng có thể lấy được hàng (vì có biển nhãn, khu vực rõ ràng). + Hiệu quả sử dụng không gian: sau 5S kho được sắp xếp gọn gàng hơn, dường đi lối lại thông thoáng hơn -> vận chuyển hàng thuận tiện hơn,  không gian trống nhiều hơn -> có kế hoạch điều chuyển và đặt hàng hợp lý, hiệu quả hơn. + Hiệu quả trong thao tác: thời gian để lấy hàng, cất hàng nhanh hơn trước. + Hiệu quả về vệ sinh môi trường: hàng hóa gọn gàng, ngăn nắp, không còn bìa carton và những thứ không cần thiết để trong kho -> không còn chuột sinh sống trong kho -> hàng hóa không bị cắn, bị hỏng như trước. + Hiệu quả về hình ảnh: như hình trên. + Hiệu quả về năng suất:

• Để lấy được 1 đơn hàng khoảng 50 mã: trước 5S: mất khoảng 1h20 phút; sau 5S: mất khoảng 1h05 phút.
• Khi kiểm tồn đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng mất khoảng 1h, sau 5S chỉ mất khoảng 40 phút là xong việc.

Như vậy, qua 2 tháng triển khai 5S, Công ty đã thu nhận được các kết quả về nâng cao quản lý trực quan, nâng cao năng suất làm việc tại một số khu vực. Trong thời gian tới, công ty Bách Linh sẽ tiếp tục duy trì phong trào 5S nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh.  

Tin Văn phòng NSLC