Công cụ giúp doanh nghiệp phân tích nguyên nhân và kết quả

Phân tích Nguyên nhân và Kết quả là gì?

Mỗi tổ chức đều có những vấn đề riêng. Vấn đề nảy sinh có thể là cơ hội phát triển, hoặc trở ngại dẫn đến thất bại. Mà kết quả đó phụ thuộc vào cách giải quyết vấn đề. Một phương pháp hiệu quả để ngăn chặn kết quả không mong muốn là phân tích tình huống, thiết lập nguyên nhân của vấn đề, và đưa ra giải pháp phù hợp.

Để Phân tích Nguyên nhân và Kết quả, phân tích tổng hợp và phân tích tất cả các nguyên nhân và kết quả tiềm ẩn của vấn đề đã xác định, sau đó người phân tích tạo ra và phân loại theo các giả thuyết khác nhau về nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề. Các phương pháp thường được sử dụng nhất để xử lý và vẽ các kết nối giữa một lượng lớn thông tin liên quan đến việc sử dụng biểu đồ nguyên nhân và kết quả.

Phân tích Nguyên nhân và Kết quả cho phép người giải quyết vấn đề mở rộng suy nghĩ và xem xét bức tranh lớn hơn liên quan đến vấn đề. Ngoài việc phản ánh các nguyên nhân gây ra kết quả mong muốn, các sơ đồ nguyên nhân và kết quả cũng có thể được sử dụng để chỉ ra các yếu tố cần thiết để đạt được kết quả mong muốn này.

Hai công cụ để Phân tích Nguyên nhân và Kết quả

Biểu đồ xương cá

Vào những năm 60 của thế kỷ trước, giáo sư Kaoru Ishikawa, người tiên phong trong lĩnh vực quản lý chất lượng, đã phát triển phương pháp phân tích nhân – quả. Phương pháp này còn được gọi là biểu đồ Ishikawa, Ishikawa hoặc biểu đồ xương cá. Nó được gọi như vậy vì khi hoàn thành biểu đồ giống như hình xương cá. Sơ đồ ban đầu được sử dụng để cải thiện chất lượng, nhưng sớm chứng tỏ là một công cụ phân tích vấn đề đem lại hiệu quả cao, được sử dụng để phân tích nguyên nhân của các trở ngại trong các quy trình của công ty, cũng như cách tiềm năng để cải thiện các quy trình này.

Phân tích Nguyên nhân và Kết quả đòi hỏi hai bước quan trọng giúp người giải quyết vấn đề nhìn lại và tiến lên kịp thời. Khi nhìn lại, phân tích hướng tới việc xác định các khu vực có sai sót hoặc tổn thất. Đây là cách biểu đồ giúp hiểu những gì đã xảy ra trước đây. Bằng cách thiết lập các nguyên nhân của vấn đề, người giải quyết vấn đề có thể hướng tới giải pháp nhanh chóng, hoặc tránh hoàn toàn lặp lại vấn đề trong tương lai.

Khi nhìn về phía trước, phân tích cố gắng tìm ra các giải pháp khả thi có thể dễ dàng thực hiện trong tương lai.

Các bước của biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá có thể được vẽ lên bằng cách sử dụng các bước dưới đây. Hoặc bạn có thể tải xuống mẫu biểu đồ xương cá và điền vào bằng cách thực hiện theo các bước bên dưới:

Bước 1: Xác định vấn đề

Viết ra chính xác tình huống xảy ra vấn đề: Xác định ai tham gia, vấn đề là gì, ở đâu và xảy ra khi nào. Tiếp theo, tóm tắt ngắn gọn vấn đề ở phía bên trái của một tờ giấy lớn và vẽ một đường ngang dài ngang qua chiều dài của tờ giấy. Đường kẻ này tương tự như đầu và cột sống của con cá và đảm bảo có không gian cả trên và dưới cùng để phát triển ý tưởng.

Bước 2: Xây dựng các yếu tố chính của vấn đề

Thiết lập những yếu tố nào có thể tạo nên một phần của vấn đề. Đây có thể do hệ thống, nhưng cũng là thiết bị, nguyên vật liệu, nhà thầu bên ngoài, hoặc những người liên quan đến vấn đề. Một công cụ hữu ích để làm điều này, là khung McKinsey 7S.

Suy nghĩ về tất cả các yếu tố tiềm năng có thể ảnh hưởng đến tình hình, vẽ một đường thẳng trên cột sống của sơ đồ xương cá cho mỗi yếu tố. Gắn nhãn cho mỗi dòng tiếp theo.

Bước 3: Xác định nguyên nhân tiềm năng

Đánh giá từng yếu tố từ bước hai cho các nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề có thể tương quan với các yếu tố nói trên.

Đánh dấu những nguyên nhân tiềm ẩn này bằng các đường ngắn hơn xuất hiện từ ‘đốt sống’ của xương cá. Đối với các nguyên nhân phức tạp, có thể chia nhỏ thành các nguyên nhân phụ mà mỗi nguyên nhân có dòng nhân quả riêng.

Bước 4: Phân tích biểu đồ

Bước cuối cùng đòi hỏi phải phân tích toàn bộ biểu đồ, có chứa tất cả các nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề. Phụ thuộc vào sự phức tạp và tầm quan trọng hoặc tác động của vấn đề, nguyên nhân có khả năng nhất có thể được kiểm tra kỹ lưỡng hơn. Điều này có thể được thực hiện thông qua nghiên cứu hoặc khảo sát thêm. Những nguyên nhân tiềm ẩn thực sự gây ra vấn đề có thể được kiểm tra bằng cách này.

Phương pháp Five Whys

Phương pháp Five Whys hoặc 5 Whys cũng hỗ trợ trong việc thiết lập nguyên nhân và kết quả của vấn đề. Trong khi biểu đồ Xương cá có thể cung cấp các giải pháp cho một vấn đề với các nguyên nhân đã biết, phương pháp Five Whys hữu ích trong các tình huống mà nguyên nhân thực sự của vấn đề vẫn chưa rõ ràng.

Việc sử dụng phương pháp Five Whys là một cách đơn giản để giải quyết một vấn đề đã được thiết lập mà không cần nghiên cứu quy mô lớn, chi tiết. Phương pháp này còn được gọi là Why Tree, và nó cho phép người giải quyết vấn đề phân tích nhiều lớp của một vấn đề thông qua việc hỏi lặp lại câu hỏi ‘tại sao?’

Kỹ thuật này ban đầu được phát triển bởi Sakichi Toyoda và được Công ty ô tô Toyota sử dụng để thử nghiệm các phương pháp sản xuất.

Ví dụ các bước thực hiện 5Whys

Thực hiện phân tích Five Whys qua năm bước sau:

Bước 1: Lưu ý vấn đề cụ thể

Bằng cách mô tả vấn đề, nó có thể được đưa ra một cách chính xác và toàn diện. Trong trường hợp một nhóm cụ thể được chỉ định để giải quyết vấn đề, việc mô tả sẽ đảm bảo rằng tất cả chúng đều trên cùng một trang, tập trung vào cùng một vấn đề.

Bước 2: Hỏi tại sao

Lưu ý lý do tại sao sự cố xảy ra ngay bên dưới mô tả sự cố. Nếu câu trả lời cho câu hỏi này không đưa ra nguyên nhân rõ ràng, hãy chuyển sang bước 3.

Bước 3: Tiếp tục hỏi tại sao

Hỏi tại sao liên quan đến câu trả lời của bước 2 và viết câu trả lời mới bên dưới nó.

Bước 4: Lặp lại bước 3 cho đến khi nguyên nhân đã được xác định

Nếu vẫn còn thiếu sự rõ ràng về nguyên nhân của vấn đề, câu hỏi về lý do tại sao cần tiếp tục được hỏi. Nguyên nhân có thể được xác định sau 2 lần, hoặc có thể mất 8 lần.

Mẹo và vùng tập trung

• Sử dụng biểu đồ Xương cá để giữ cho nhóm tập trung vào các nguyên nhân thay vì các dấu hiệu.
• Sử dụng phương pháp Five Whys nếu nguyên nhân thực sự vẫn chưa được biết.
• Giữ đủ chỗ trống giữa các mục khác nhau của biểu đồ Xương cá để điền các nguyên nhân tiềm năng.
• Hãy thảo luận để suy nghĩ về vấn đề và nguyên nhân của nó, khiến cho những người tham gia cùng suy nghĩ về vấn đề đó.
• Kết hợp phương pháp Five Why với biểu đồ Xương cá để vẫn có thể tìm ra nguyên nhân mặc dù kết quả ban đầu chưa tốt.
• Hãy cẩn thận về các giả định sớm liên quan đến quan hệ nhân quả.

Văn phòng NSCL biên dịch