Công cụ để Kaizen: Gemba Walk (Phần 1)

Duy trì cải tiến là chìa khóa cho thực hiện Kaizen thành công. Gemba Walk là một phần của Kaizen hàng ngày. Gemba đề cập đến nơi làm việc, nơi mà giá trị được thêm vào, nơi các vấn đề được giải quyết. Nó có thể là một xưởng sản xuất, một nhà hát, một công trường xây dựng, một lớp học hoặc một văn phòng…

Chúng ta cần phải làm rõ rằng Gemba Walk là một phần của hoạt động “KIỂM TRA” trong chu trình P-D-C-A. Đó là một quá trình quan sát xem các hoạt động có đang diễn ra bình thường không. Gemba Walk được thực hiện bởi các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo nhóm, giám sát viên… trong đó cá nhân họ quan sát cách thức các quy trình đang được thực hiện tại nơi làm việc. Bằng cách truy cập vào Gemba, các nhà lãnh đạo có được cái nhìn sâu sắc, có giá trị vào dòng giá trị, nơi cơ hội cải tiến được phát hiện và những cách thức mới để hỗ trợ nhân viên được tìm ra.

Trong một chuyến Gemba Walk, các nhà quản lý phải đi đến những nơi mọi người đang cùng nhau làm ra sản phẩm, giải quyết vấn đề, phân tích dữ liệu, duy trì máy móc, hỗ trợ khách hàng hoặc bất kỳ quy trình nào khác. Nhân viên có khuynh hướng cởi mở chỉ ra các cơ hội để cải thiện hoặc chia sẻ mối quan tâm tại nơi làm việc của họ. Mục tiêu của Gemba Walk là để có được thông tin phản hồi dễ dàng và nhanh chóng, xác định các mối quan tâm liên quan đến nơi làm việc hoặc quy trình và xây dựng niềm tin với nhóm bằng cách lắng nghe và giải quyết mối quan tâm của họ.

Nói chung, các nhà lãnh đạo đã cam kết với Gemba Walk thường nên dành 5 đến 10% thời gian làm việc của họ tại Gemba. Trong mỗi chuyến Gemba Walk, các nhà lãnh đạo chú ý đầy đủ, quan sát các quy trình, so sánh tình trạng thực tế với các tiêu chuẩn quy định, đặt câu hỏi thăm dò và xác định các lĩnh vực quan tâm. Gemba Walk cung cấp cho chúng ta một cơ hội chỉ để quan sát, không hành động. Hãy để chúng ta ở trạng thái không nhận giải quyết vấn đề trong khi chúng ta đi thực hiện Gemba Walk. Chúng ta rất dễ bị cuốn vào các giải pháp hoặc thực hiện các cải tiến khi phát hiện ra các bất thường. Tuy nhiên những thay đổi chỉ nên được thực hiện sau khi chúng ta đã hiểu vấn đề một cách thấu đáo. Phương pháp PDCA hoặc phương pháp GKW 8 bước là cách đúng đắn để giải quyết vấn đề.

Liệu Gemba Walk nên được thực hiện một mình hay cùng sự tham gia của các đồng nghiệp? Đi cùng với một nhà lãnh đạo từ một khu vực chức năng khác của tổ chức có thể mang lại một cái nhìn tươi mới về mọi thứ. Những người ít quen thuộc hơn với quy trình có thể hỏi một loạt câu hỏi khác nhau làm sáng tỏ công việc theo cách mới. Một anh chàng phát triển kinh doanh thực hiện một chuyến Gemba Walk thì anh ta sẽ hiểu biết hơn về quá trình sản phẩm được tạo ra và có thể biết làm thế nào để nó thêm giá trị.

Trong khi thực hiện Gemba Walk, nên kết hợp chụp ảnh, ghi chú và để tất cả những người trong Gemba đều biết mục đích của việc Gemba Walk là để loại các hoạt động lãng phí.

Trong ngắn hạn, người ta cần tìm kiếm những bất thường trong một chuyến Gemba Walk. Bất thường được định nghĩa là “bất kỳ thứ gì không ở trạng thái tốt nhất hoặc hoàn hảo”. Trong khi quan sát những gì đang diễn ra và cách mọi thứ được thực hiện, chúng ta cũng nên suy nghĩ làm thế nào để công việc trở nên tốt hơn. Do đó, việc thực hiện Gemba Walk phải có một mục tiêu xác định.

Văn phòng NSCL biên dịch