5S là một phương pháp tổ chức và giữ gìn không gian làm việc, phương pháp này mang lại hiệu quả một cách dần dần và có hệ thống.
5S là một chương trình có cấu trúc để thực hiện việc tổ chức và tiêu chuẩn hóa không gian làm việc. Một không gian làm việc tốt sẽ thúc đẩy con người, ở cả nơi làm việc và những môi trường khác. 5S cải thiện mức độ an toàn, hiệu quả công việc, cải thiện năng suất và thiết lập một ý thức sở hữu.
5S được phát triển từ Nhật Bản theo các bước:
- Seiri-Sàng lọc: vứt bỏ những đồ vật không cần thiết và giữ lại những đồ vật cần thiết.
- Seiton-Sắp xếp: Sắp đặt mọi thứ theo phương pháp là mọi người có thể dễ dàng lấy được khi cần.
- Seiso-Sạch sẽ: giữ mọi thứ sạch sẽ và sáng bóng, không có rác hoặc bui ở trong không gian làm việc.
- Seiketsu-Săn sóc: duy trì được sự sạch sẽ, gọn gàng sau khi thực hiện các hoạt động trước.
- Shitsuke-Sẵn sàng: để có được sự cam kết, một hoạt động đào tạo hướng tới những người đảm đương công việc được tổ chức để truyền cảm hứng cho việc thực hiện bốn nguyên tắc trên.
Tác động của việc thực hiện 5S là giảm sự tồn kho, hiệu quả trong việc sử dụng không gian làm việc, giảm thời gian tìm kiếm các đồ vật, giảm lượng dầu, nước, khí thất thoát, giảm sự mất ổn định, việc dự phòng của máy móc, máy móc được làm sạch và kiểm tra, cải thiện điều kiện làm việc, giảm tai nạn lao động, tăng tính kỷ luật và mối quan hệ giữa các nhân viên trở nên tốt hơn.
Chìa khóa để thực hiện 5S thành công:
- Mọi người cùng tham gia: 5S không phải là trách nhiệm của một vài cá nhân quan tâm. Nó là mối quan tâm của tất cả đề cùng hành động. Tất cả các cấp quản lý nên tham gia vào việc tạo nên những quyết định để đảm bảo thực hiện 5S. Kết hợp các hoạt động 5S như là một phần các hoạt động nhóm của công ty.
- Được sự cho phép của công ty: Các hoạt động 5S không nên thực hiện bí mật hoặc coi là một hoạt động ngoài giờ. Hãy nhận được sự chấp thuận của nhà quản lý cho tất cả các hoạt động 5S. Tạo ra các bản hiệu và áp phích để tuyên truyền 5S cho tất cả mọi người. Tiến hành một cuộc gặp mặt hàng tháng ở công ty để các nhà quản lý có thể trình bày các vấn đề gặp phải khi thực hiện 5S và các vấn đề khác.
- Trách nhiệm cuối cùng thuộc về người đứng đầu: Hoạt động 5S sẽ không thể thực hiện nghiêm túc cho tới khi các nhà quản lý và người đứng đầu của công ty chịu trách nhiệm và quan tâm tới việc thực hiện. Không điều gì có thể tệ hơn với sự thành công của việc thực hiện 5S bằng có các nhà quản lý vứt bỏ trách nhiệm thực hiện 5S cho cấp dưới. Các nhà quản lý phải trở thành đầu tầu trong các buổi phổ biến 5S và các hoạt động 5S khác.
- Tạo cho bạn những hiểu biết và nhận thức: Đừng để mọi người tự hỏi “Tại sao cần gắn nhãn đỏ vào các đồ vật?” hoặc “Tất cả những bước 5S có thực sự cần thiết trước khi ta đề xuất ra các phương pháp cải tiến?”. Duy trì các buổi quảng bá để giải thích về 5S và giải đáp tất cả các câu hỏi từ những người tham gia. Giới thiệu về những ví dụ cụ thể đã thực hiện thành công 5S, hoặc đưa mọi người tham quan những nơi đã thực hiện 5S thành công.
- Thực hiện bằng tất cả các cách: Khi thực hiện sắp xếp thích hợp, đảm bảo chiến dịch gắn mác đỏ được thực hiên, các mác đỏ đúng theo mẫu và phương pháp. Khi thiết lập trật tự, sử dụng các biển báo, phải đảm bảo các biển báo đúng theo mẫu, sự mô tả và có vị trí thích hợp. Chuẩn bị trước bản hướng dẫn thực hành 5S của công ty, phải hoàn thành bản hướng dẫn với tất cả độ chi tiết cần có.
- Người đứng đầu phải kiểm tra biểu đồ GEMBA (bảng đánh giá) hoặc nơi làm việc của các cá nhân: Người đứng đầu phải kiểm tra các cá nhân và lựa chọn ra những điểm tích cực và tiêu cực của họ. Hãy giúp đỡ bằng cách chỉ ra các đồ vật cần cải tiến và đề xuất các phương pháp cải tiến trong cuộc họp tuyên truyền 5S. Biểu đồ GEMBA cần được thực hiện cá nhân cũng như tập thể để nghiên cứu và báo cáo trong phương pháp cải tiến đáp lại các gợi ý của người đứng đầu.
- Đừng dừng lại giữa chừng trong khi thực hiện 5S: Đừng thực hiện mọi việc giữa chừng. Một khi tổ chức tuyên truyền 5S và các phương pháp đã được thiết lập, hãy bắt đầu và gắn bó với nó. Khi phát triển các mác đỏ và biển hiệu xuyên suốt công ty, hãy chắc rằng tất cả mọi người cùng tham gia. Một khi bạn dựa trên nền móng bằng việc thiết lập sự sắp xếp hợp lý và trật tự, bắt đầu phát triển thói quen kỷ luật sẽ giúp cho tổ chức có một nền tảng vững mạnh.
- 5S chỉ là bước ban đầu trong sự cải tiến: Đừng dừng lại với 5S. Một khi văn phòng trở nên sạch sẽ hơn, hãy bắt đầu gắn các bánh xe nhỏ vào các tủ kéo để có thể dễ dàng di chuyển. Loại bỏ các khiếm khuyết bằng việc xóa bỏ các nguyên nhân có thể gây ra, đồng thời thực hiên sắp xếp theo hàng.
Bằng việc thực hiện 5S, sau cùng năng suất, hiệu quả và tinh thần làm việc sẽ cải thiện. Điều này không chỉ hữu ích đối với quản lý không gian làm việc thông thường mà còn hữu tích đối với phát triển thái độ và kỉ luật của nhân viên.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: www.plant-maintenance.com
