Chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) là một hệ thống các chỉ số dùng để đo lường mức độ hiệu quả hay hiệu suất của các hoạt động đạt hay chưa đạt so với chiến lược và các mục tiêu đã được đề ra.
Một tổ chức sẽ tạo ra chiến lược kinh doanh tổng thể và thiết lập các mục tiêu cần đạt được cho chiến lược này để thành công. KPI là những số liệu cụ thể được sử dụng để đo lường việc đạt được các kế hoạch mục tiêu. Chúng đều rất chi tiết, và thường được tính toán để cho phép các doanh nghiệp hiểu được những tiến bộ mà họ đang đạt được theo các mục tiêu của họ.
Sử dụng KPI trong kinh doanh
Một hội đồng sẽ có một hệ thống nhỏ các KPI ở cấp độ cao và có mối liên hệ chặt chẽ với các chiến lược kinh doanh tổng thể. Mỗi bộ phận sẽ thiết lập các KPI riêng của họ ở mức độ thấp, đó là các KPI chi tiết để đo lường hiệu suất riêng cho từng bộ phận.
Để có một KPI sẽ cần phải có một số mẫu theo chuẩn – điểm chuẩn. Điểm chuẩn có thể được lấy theo số liệu của năm liền trước hoặc số liệu hiệu suất hoạt động của một doanh nghiệp đối thủ cạnh tranh (nếu biết).
Làm thế nào để đảm bảo KPI luôn hữu ích
Có một số điều cần phải làm để duy trì sự liên quan của một KPI để chúng được sử dụng một cách hiệu quả.
- Xem lại chúng thường xuyên, ví dụ mỗi tuần một lần, để duy trì hiệu quả của chúng. Xu hướng nào, tốt hay xấu, có thể phát hiện các cơ hội hoặc các mối đe dọa để có thể đưa ra những quyết định tương ứng kịp thời.
- Xem xét trong khoảng thời gian chiến lược, ví dụ mỗi năm một lần, để xác định nếu các KPI vẫn được áp dụng đối với các chiến lược kinh doanh tổng thể, và đảm bảo rằng chúng đang được sử dụng một cách chính xác.
- Hãy chắc chắn rằng chúng có thể được tính toán nhanh chóng và dễ dàng. Những KPI cần tốn nhiều thời gian để tính toán sẽ không còn đạt được hiệu quả và ý nghĩa của chúng trong việc kiểm soát hiệu suất công việc.
- Sử dụng các phần mềm hay công nghệ để đảm bảo độ chính xác và kịp thời. Điều này cũng mang lại những lợi thế kèm theo để đảm bảo tính công bằng, hạn chế sự thiên vị.
- Chia sẻ kết quả dù là tốt hay xấu. Bằng cách giao tiếp với các công ty lớn hơn, tất cả mọi người tham gia biết được họ cần nỗ lực hơn, vấn đề họ cần phải tập trung, hoặc ghi nhận thành quả nếu họ đang thực hiện tốt công việc.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: sandersgroup.co.uk
