Sự giả dối. Sự mù quáng. Thiếu tin tưởng. Sự phản bội. Đây là một số khía cạnh tiêu cực nhất của sự tương tác của con người. Và chúng có mặt ở hầu hết nội bộ của mỗi tổ chức sản xuất mà tôi đã biết rõ.
Vấn đề cốt lõi là chúng ta cần sản xuất kết hợp máy móc chuyên dụng, quy trình chuyên biệt và nguồn nhân lực chuyên biệt để tạo ra một sản phẩm. Để giải quyết những xung đột phát sinh trong quá trình làm việc đòi hỏi sự phối hợp khăng khít giữa các bộ phận phòng ban khác nhau với những chức năng riêng biệt. Thường thì các nhà lãnh đạo không quá để tâm tới điều này và khi mẫu thuẫn xảy ra thì tổn thất là điều khó tránh khỏi.
Phát triển các thỏa thuận hợp tác là một giải pháp tiếp cận tốt hơn, được chứng minh để giảm xung đột và thiết lập mối quan hệ đối tác lành mạnh. Quá trình này hướng đến các mối quan hệ khác nhau giữa các khu chức năng và chuẩn hóa các hành vi và kỳ vọng được yêu cầu cho 2 khu chức năng để họ có thể phối hợp hiệu quả với nhau. Các thỏa thuận hợp tác được xây dựng theo 3 giai đoạn:
- Xác định mối quan hệ giữa 2 khu chức năng khác nhau không hoạt động tốt
- Thảo luận các nhu cầu và hành vi mong muốn và ghi lại trong tài liệu Thỏa thuận hợp tác
- Đối thoại đang diễn ra giữa 2 khu chức năng để xem xét lại thỏa thuận và thảo luận về tiến trình thực hiện các hành vi mong muốn
Xác định các mối quan hệ có vấn đề
Nếu bạn nghĩ về tổ chức của bạn, có lẽ ít nhất 10 bộ phận chức năng hoặc nhiều hơn. Những bộ phận phổ biến bao gồm:
- Sản xuất
- Nguồn nhân lực
- Đào tạo
- Bảo trì
- Kỹ thuật
- Phòng thí nghiệm
- Đang chuyển hàng
- Tiếp nhận
Một số mối quan hệ có xu hướng xung đột mạnh. Ví dụ, mối quan hệ giữa Sản xuất và Bảo trì. Bộ phận Sản xuất muốn các máy móc hoạt động còn bộ phận Bảo trì muốn máy móc được thực hiện các sửa chữa cần thiết. Vấn đề phức tạphơn khi nhân viên sản xuất phá vỡ các thiết bị hoặc nhân viên bảo trì không thực hiện sửa chữa theo đúng quy chuẩn. Kết quả chỉ là đổ lỗi và chỉ trích.
Khi bạn cân nhắc việc thành lập các thỏa thuận hợp tác bạn nên bắt đầu bằng cách giữ cho mọi thứ trở nên đơn giản. Khi bạn trở nên có kỹ năng hơn trong các thỏa thuận hợp tác tổng quát, bạn có thể thực hiện nhiều thỏa thuận chi tiết hơn. Xác định không quá 10 mối quan hệ hiện đang có vấn đề trong tổ chức của bạn và sử dụng một số phương pháp ưu tiên chúng cho việc phát triển các thỏa thuận hợp tác.
Xây dựng Văn kiện Thỏa thuận phối hợp
Có những mối quan hệ rời vào tình trạng rối loạn chức năng trong nhiều năm, để hóa giải điều này cần có một người hướng dẫn có kỹ năng nỗ lực dẫn dắt. Tôi đã tìm thấy các bước sau có thể tạo ra một tài liệu hiệu quả:
Cuộc họp ban đầu – Đây là cuộc họp của sáu thành viên của mỗi khu chức năng, do một người hướng dẫn có tay nghề thực hiện. Khái niệm về thỏa thuận hợp tác được giới thiệu và 2 khu chức năng bắt đầu xác định những gì họ cần thực hiện để công việc được hiệu quả, thường là những gì mà một số nhân viên giỏi nhất hiện đang làm.
Đánh giá Tài liệu Điện tử – Sau cuộc họp ban đầu, người hướng dẫn tạo một tài liệu dự thảo và gửi nó bằng điện tử cho tất cả các thành viên của cuộc họp và tài liệu này được yêu cầu đánh giá. Người hướng dẫn thu thập tất cả các phản hồi và cập nhật vào tài liệu.
Cuộc gặp mặt trực tiếp lần thứ hai – Trong cuộc họp này, tài liệu được chia sẻ với nhóm. Người điều hành đưa ra một cuộc thảo luận và kêu gọi những thay đổi đã được thực hiện trong giai đoạn đánh giá Tài liệu Điện tử. Tình hình quan hệ, hợp tác giữa các bên sẽ được cải thiện đáng kể, nhóm sẽ thống nhất một bản dự thảo cuối cùng của tài liệu trong cuộc họp và người hướng dẫn sẽ hoàn tất việc ký kết hợp tác giữa các bên.
Giao tiếp với các bộ phận phòng ban– Một khi văn kiện được ký, người đứng đầu các bộ phận gặp gỡ với các nhóm và đưa ra những mục tiêu kỳ vọng cho tương lai.
Sự bình đẳng, tin tưởng, tôn trọng, trách nhiệm giải trình và chia sẻ thành công là những nguyên tắc chung rất có giá trị trong một tổ chức. Đặt kỳ vọng cho các mối quan hệ lành mạnh giúp nâng cao năng suất hơn với sứ mệnh của tổ chức và làm cho việc giải quyết xung đột trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Hãy áp dụng các thỏa thuận hợp tác và xây dựng loại hình tổ chức với những người mà bạn thực sự muốn đồng hành trong công việc.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: industryweek.com
