Cách xây dựng Ma trận năng lực hiệu quả (Phần 1)

Trong ISO 9001:2015, mục 7.2 đặc biệt yêu cầu các tổ chức xác định các năng lực cần thiết của nhân viên và đảm bảo nhân viên có đủ năng lực trên cơ sở giáo dục, đào tạo hoặc kinh nghiệm phù hợp.

Nhiều tổ chức xây dựng ma trận năng lực để xác định năng lực cần thiết cho nhân viên làm việc trong các khu vực chức năng khác nhau, nhằm xác định xem có bất kỳ lỗ hổng kỹ năng nào không, từ đó thu hẹp những lỗ hổng thông qua chương trình phát triển năng lực. Tuy nhiên cho dù một nhân viên làm tốt bài kiểm tra sau đào tạo nhưng việc đánh giá khả năng vận dụng kiến thức không đạt thì xem như khoá đào tạo đó chưa đạt hiệu quả. Bởi vì theo yêu cầu tiêu chuẩn, mục đích của đào tạo là nhằm nâng cao năng lực của người học để đảm bảo rằng người đó đủ năng lực để tạo ra kết quả như dự định, chứ không phải đạt được kiến thức nhất định.

Thông qua việc áp dụng ma trận năng lực vào có thể giải quyết các vấn đề kể trên.

7 lưu ý để xây dựng ma trận năng lực

Bắt đầu với mô tả công việc

Xem xét tài liệu mô tả công việc và đảm bảo đối với một chức năng công việc cụ thể, đã có danh mục kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc đó một cách hiệu quả và các mức độ đánh giá. Nếu không, cần phải sửa đổi mô tả công việc của từng vị trí chức năng. Việc xây dựng ma trận năng lực nên liên kết với mô tả công việc của các chức năng khác nhau trong tổ chức.

Xác định cụm kỹ năng

Khuyến khích tìm ra các nhóm kỹ năng khác nhau hoặc các chủ đề đào tạo để phát triển một kỹ năng cụ thể. Nhóm các kỹ năng cơ bản cần thiết cho tất cả các chức năng công việc như đào tạo giới thiệu, yêu cầu chung cho ngành công nghiệp, quy trình an toàn cơ bản, v.v. Nhóm chủ đề liên quan đến hệ thống quản lý và nhóm tất cả các loại kỹ năng cần có theo tiêu chuẩn ISO như kỹ năng cơ bản, kỹ năng kiểm toán nội bộ hoặc kiến thức nâng cao về các hệ thống quản lý khác nhau được theo dõi trong tổ chức. Ngoài ra, có thể đưa 7 Công cụ QC, Six Sigma,…vào cùng một cụm.

Thảo luận với nhóm

Thảo luận với từng thành viên trong nhóm kiến thức chuyên môn của họ và thậm chí cả lĩnh vực sở thích của các thành viên, kể cả các lĩnh vực khác ngoài phạm vi công việc. Từ đó, tận dụng kiến thức dư thừa cho các chức năng công việc khác.

(Còn tiếp)

Văn phòng NSCL biên dịch