5S là một công cụ được phát triển bởi các chuyên gia Nhật Bản nhằm loại bỏ lãng phí trong sản xuất và duy trì vệ sinh doanh nghiệp. Ở Việt Nam, 5S đã bắt đầu được các doanh nghiệp cơ khí lớn có vốn nhà nước manh nha triển khai từ những năm 2000. Qua hơn 15 năm, rất nhiều doanh nghiệp cơ khí (bao gồm cả các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ) đã bắt đầu triển khai thực hành 5S trong sản xuất cũng như văn phòng và có được nhiều kinh nghiệm. Có thể nói quá trình xây dựng ở mỗi doanh nghiệp rất khác nhau bởi sự khác biệt do quy mô cũng như phương thức sản xuất trong ngành cơ khí rất đa dạng. Tuy vậy vẫn có những yếu tố chung có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hành 5S.
Một cuộc khảo sát được tiến hành trong dự án
Hỗ trợ và thực hiện thí điểm thực hành 5S trong ngành Cơ khí và Da giầy trong khuôn khổ chương trình Hoạt động nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa ngành công nghiệp với một phần mục tiêu là tìm hiểu kinh nghiệm mà các doanh nghiệp đã áp dụng 5S. Phiếu khảo sát của dự án được thiết kế với 10 yếu tố trong quá trình xây dựng 5S và yêu cầu các công ty đánh giá tầm quan trọng tăng dần theo thứ tự từ 1 đến 10. Với 13 doanh nghiệp ngành cơ khí đã thực hành 5S phản hồi phiếu khảo sát, kết quả khảo sát là tổng điểm của các yếu tố (thang điểm từ 1-10 cho các yếu tố từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất) được thể hiện bằng biểu đồ dưới đây:
Dựa vào biểu đồ, có thể chia 10 yếu tố này thành 3 nhóm:
- Nhóm 1: Xác định đúng phạm vi thực hiện 5S, Quyết định thành lập đội 5S và tập huấn đào tạo 5S. Đây đều là những công việc đầu tiên khi muốn xây dựng 5S cho một doanh nghiệp chứ không riêng trong ngành cơ khí.
- Xác định đúng phạm vi thực hiện 5S: Việc thực hiện 5S nên thực hiện ở tất cả các bộ phận của công ty từ văn phòng, sản xuất đến cả bộ phận bảo vệ. Ngoài ra, thực hành 5S là công việc của tập thể với sự đóng góp của tất cả các cá nhân chứ không phải là riêng một nhóm và nên được phân chia rõ phạm vi, khu vực mà từng bộ phận hay mỗi cá nhân quản lý.
- Tập huấn đào tạo 5S: Việc đào tạo 5S cho toàn công ty giúp tạo cho mỗi cá nhân có được nhận thức và một khái niệm ban đầu. Đồng thời hướng dẫn cho doanh nghiệp một quy trình chuẩn khi xây dựng 5S.
- Thành lập đội 5S: Đội 5S sẽ nắm vai trò chính trong việc xây dựng và duy trì. Mỗi cá nhân trong đội sẽ được phân công phụ trách một khu vực. Đội trưởng có trách nhiệm tổng hợp cũng như đề xuất phương án, mục tiêu 5S cho cả công ty.
- Nhóm 2: Theo dõi, giám sát kết quả thực hiện 5S; Cán bộ thực hiện 5S có năng lực, thời gian; Đầu tư cải tiến 5S; Có trao đổi, công bố thông tin thực hiện 5S; Chuyên gia tư vấn bên ngoài về 5S.
- Theo dõi, giám sát kết quả thực hiện: Hoạt động này đảm bảo việc thực hiện 5S đi đến kết quả cuối cùng chứ không phải là một phong trào nửa vời. Hơn nữa việc so sánh kết quả trước và sau qua hình ảnh giúp cho người lao động có một động lực tiếp tục thực hiện và duy trì.
- Cán bộ thực hiện 5S có năng lực, thời gian: Các thành viên trong đội 5S phải là những cá nhân tham gia trực tiếp và hiểu rõ công việc bộ phận phụ trách để tránh việc đề xuất những hoạt động hay mục tiêu xa rời so với thực tế. Hơn nữa những cá nhân này cũng phải là người có tiếng nói và tạo được sự tin tưởng đối với người lao động. Việc dành thời gian cho 5S trong thời gian bắt đầu là cần thiết bởi tuy bỏ ra thời gian lúc ban đầu nhưng bạn sẽ có thể tiết kiệm rất nhiều sự lãng phí thời gian trong sản xuất.
- Đầu tư cải tiến 5S: Nếu không có sự đầu tư về vốn cũng như thời gian thì cũng không thể có được kết quả, đây là một quy luật tất yếu. Tuy vậy cũng có những hoạt động có sự đầu tư ít mà mang lại hiệu quả lớn. Trong quá trình thực hành 5S, những hoạt động này nên được ưu tiên tiến hành trong giai đoạn 1, những hoạt động cần sự đầu tư lớn nên tiến hành trong các giai đoạn tiếp theo.
- Có trao đổi, công bố thông tin thực hiện 5S: Các hoạt động cũng như quá trình thực hiện nên được công bố rộng rãi giữa các bộ phận, tổ chức kết hợp buổi họp 5S xen kẽ với các cuộc họp tuần để có cơ hội cho các bộ phận trao đổi thông tin cũng như kinh nghiệm thực hành.
- Chuyên gia tư vấn bên ngoài về 5S: Có được sự tư vấn của các chuyên gia cũng là một yếu tố giúp cho 5S thành công nhờ kinh nghiệm đã được đúc kết ở nhiều công ty đã thực hành 5S. Tuy vậy do quy mô cũng như phương thức sản xuất trong ngành cơ khí rất đa dạng nên đây không phải là một yếu tố tiên quyết.
- Nhóm 3: Công nhận thành tích 5S, Cơ chế thưởng phạt 5S. Đây là các hoạt động giúp duy trì hiện trạng 5S đã được xây dựng đồng thời giúp tạo động lực để tiếp tục cải tiến.
- Công nhận thành tích 5S: Các kết quả khi thực hành 5S cần được sự công nhận của toàn bộ các lãnh đạo và nhân viên bằng các tổ chức buổi tổng kết sau một chu kỳ áp dụng 5S.
- Cơ chế thưởng phạt 5S: Tuy việc xây dựng 5S phải tiến tới mục tiêu là thay đổi từ ý thức người lao động nhưng cũng cần phải có cơ chế thưởng phạt để tạo ra tính kỉ luật trong nhà máy.
Từ kết quả khảo sát có thể thấy rằng các doanh nghiệp trong ngành cơ khí đã chú trọng đến việc thực hành 5S ngay trong những giai đoạn đầu và cho rằng giai đoạn này rất quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quá trình. Các yếu tố khi xây dựng 5S cũng có ảnh hưởng lớn và được các doanh nghiệp quan tâm.
Văn phòng NSCL
