Các tổ chức phi lợi nhuận nâng cao hiệu quả nhờ áp dụng Lean và Six Sigma

Trong năm ngoái, thời gian từ khi một món hàng thực phẩm được quyên góp cho Ngân hàng lương thực khu vực Akron-Canton tới thời điểm nó đến được tay của những người có nhu cầu, chúng sẽ bị lưu kho ở trung tâm tình nguyện của Ngân hàng lương thực trong trung bình 92 ngày. Nhưng bây giờ, thời gian từ khâu tiếp nhận, phân loại, kiểm tra, đóng gói đến khâu cuối cùng, cung cấp viện trợ lương thực đã được rút ngắn xuống còn khoảng 30 ngày nhờ sự giúp đỡ của chương trình đào tạo Lean Six Sigma từ Bệnh viện Nhi Akron.

“Chúng tôi mới chỉ làm dự án này kể từ cuối tháng 12, vì vậy tôi nghĩ chúng ta càng có thêm nhiều người tham gia vào việc này, tôi cho rằng là 39 ngày … có thể là trong độ tuổi 20,” Matt Petrick, quản lý hoạt động cấp cao của Ngân hàng lương thực cho biết.

Những nguyên tắc của Lean và Six Sigma – ý tưởng về việc loại bỏ chất thải và các biến thiên tương ứng trong các quá trình khác nhau – đã được thực hiện trong nhiều lĩnh vực vì lợi nhuận, từ sản xuất, chăm sóc sức khỏe cho tới xây dựng. Nhưng nó không phổ biến như vậy trong lĩnh vực phi lợi nhuận, ông Mike Antochow, lãnh đạo triển khai Hoạt động Xuất sắc cho Trung tâm Trẻ em Akron, nơi cung cấp chương trình đào tạo cho Ngân hàng lương thực cho biết. Nhiều người đã không nhận ra những lợi ích hoặc né tránh các chi phí đào tạo, mà theo như Petrick cho biết là vào khoảng 6,000$ mỗi người cho một chương trình đào tạo mà Antochow cung cấp.

Bệnh viện Nhi, nơi cung cấp chương trình đào tạo và chứng chỉ miễn phí cho hai nhân viên và giúp Ngân hàng lương thực hợp lý hóa quá trình mà các cán bộ từ lâu đã biết là cần phải cải thiện. Nếu không có bệnh viện thì chi phí có thể đã bị cấm, theo lời ông Barb Hornick, nhà phân tích công nghệ và hoạt động của Ngân hàng lương thực, người cùng đào tạo với Petrick.

“Chúng tôi không ở đây để cố gắng nói cho mọi người biết phải làm gì,” trích lời ông Antochow, người cũng đang đào tạo một số nhân viên Ngân hàng lương thực khác cho các dự án nhỏ hơn với một cấp độ chứng chỉ Lean Six Sigma khác. “Chúng tôi ở đây để nỗ lực đào tạo huấn luyện mọi người thấy được rằng, ‘Này, có một cách khác để làm những điều đó’, và khiến cho họ thực sự cố gắng cải thiện.”

Tại bất kỳ thời điểm nào trước đây, các trung tâm tình nguyện của Ngân hàng lương thực đều đã từng phải giữ 180.000 pound đồ quyên góp. Trước khi các mặt hàng được xuất kho khỏi trung tâm sau ba tháng lưu giữ, các tình nguyện viên sẽ phải kiểm tra lại để đảm bảo chúng chưa đến ngày hết hạn kể từ lần kiểm tra cuối cùng. Bây giờ họ đã cắt giảm khoảng thời gian lưu trữ ấy được hơn một nửa do bước kiểm tra đó được loại bỏ, và chỉ có 60.000 pound hàng đang chờ để được sắp xếp và kiểm tra.

“Những gì chúng tôi thấy là những mặt hàng bị loại bỏ của chúng tôi đang có xu hướng giảm đi một chút bởi một thực tế đơn giản là chúng tôi có khả năng và có thừa thời gian để lấy hàng ra cho khách trước khi chúng có thể hết hạn, hoặc bất cứ điều gì khác “, Petrick nói.

Quy trình mới tạo ra một cơ hội để cải thiện kinh nghiệm cho các tình nguyện viên. Hiện giờ, các tình nguyện viên có thể được giao lưu với nhau nhiều hơn, họ ngồi quanh một chiếc bàn và trò chuyện trong khi làm việc. “Điều đó  mang lại một cảm giác tốt hơn về tinh thần làm việc theo nhóm,” Hornick nói. Petrick và Hornick cùng cho rằng họ sẽ không đạt tới được vị trí ngày hôm nay nếu như không được đào tạo. “Tôi nghĩ rằng chúng tôi có thể nhìn vào mọi thứ với một viễn cảnh tươi đẹp,” Hornick nói. “Đó là một cách thực hiện vô cùng hiệu quả.”

Xây dựng năng lực nội bộ

Một vài năm trước đây, Thư viện Công cộng Cleveland đã nỗ lực để sửa đổi cải thiện các quy trình và đạt được hiệu quả, trích lời bà Cindy Lombardo, Phó giám đốc/Giám đốc điều hành của thư viện. Mỗi buổi sáng, bà phải đi bộ qua một hành lang chồng chất toàn hộp đựng vật liệu được đặt hàng thông qua CleveNet (một tập đoàn của các thư viện chia sẻ tài liệu) nhưng chưa được vận chuyển đi. Khách hàng đã không nhận được vật phẩm của mình một cách nhanh chóng như thư viện muốn, Lombardo nói. Vì vậy, thư viện đã mời đến một tư vấn viên bên ngoài có chuyên môn về Lean Six Sigma. Các kết quả “vượt qua cả những giấc mơ ngông cuồng nhất của chúng tôi,” Lombardo nói. Chưa có một cuộc vận chuyển qua đêm nào trong ít nhất hai năm.

Nhìn thấy những lợi ích của dự án này và một dự án khác vừa mới bắt đầu, thư viện đã quyết định đào tạo một số nhân viên của mình. Với sự trợ giúp từ học bổng của tiểu bang Ohio, Lombardo đã gửi một số nhân viên đến một chương trình đào tạo khu vực công tại Trại Huấn luyện LeanOhio, thông qua Trường Cao đẳng Đô thị Maxine Goodman Levin của Đại học bang Cleveland.

Đào tạo phát triển chuyên gia ngay từ trong nội bộ nhân viên thay vì phụ thuộc vào các chuyên gia tư vấn bên ngoài là một cách thông minh hơn để sử dụng tiền của người đóng thuế và sẽ giúp thư viện áp dụng các công cụ thường xuyên hơn, Lombardo nói.

Thời gian là tiền bạc

Tại Ngân hàng lương thực, chương trình đào tạo đối với Petrick và Hornick là một “ràng buộc thời gian khổng lồ”, nhưng nó rất hữu ích, và Hornick cho biết bà sẽ khuyến khích các tổ chức khác xem xét nó. “Nếu bạn là một cá nhân/tổ chức phi lợi nhuận, bạn thậm chí cần phải tìm cách giảm thiểu chất thải của quá trình nhiều hơn nữa bởi vì bạn có thể không có những nguồn lực mà một tổ chức vì lợi nhuận có,” Hornick nói.

Antochow cho biết Bệnh viện Nhi Akron đã tìm đến các tổ chức phi lợi nhuận khác và đang xem xét việc cung cấp đào tạo nhiều hơn, điều đã cho thấy là cũng vô cùng hữu ích đối với ông. Mặc dù ông đã và đang làm việc cùng với những nguyên tắc trong nhiều năm, việc dạy lại người khác những điều căn bản giúp ông tạm thời có một bước nghỉ và học hỏi những điều mới mà ông có thể đưa trở lại bệnh viện.

Ông muốn khuyến khích các chuyên gia khác, những người dành toàn bộ thời gian để cải thiện quy trình tại tổ chức của họ, nên tìm kiếm những cơ hội tương tự để đào tạo những người khác. “Biết được rằng dân cư ở Akron và Canton hiện nay sẽ được hưởng lợi từ điều đó bởi trong cộng đồng nơi đây có sẵn nhiều thực phẩm hơn, đó chắc chắn cũng là một điều rất đáng tán thưởng,” ông nói.

Văn phòng NSCL biên dịch

Nguồn: crainscleveland.com