Trong quá trình thực hiện 5S, các bước từ S1-Sàng lọc đến S3-Sạch sẽ cần phải được chuẩn hóa. Một số hoạt động như xây dựng cấu trúc làm việc, tiêu chuẩn hóa bằng văn bản sẽ hỗ trợ để biến 5S thành thói quen. Khi kinh nghiệm 5S tại nơi làm việc ngày càng tăng thì phải cập nhật và sửa đổi các tiêu chuẩn 5S ban đầu để làm thế nào quá trình thực hiện ngày càng đơn giản và dễ dàng hơn.
Một trong những bước khó nhất trong 5S là thay đổi thói quen làm việc cũ vốn đã quen thuộc với người lao động. Nhưng trong trường hợp thói quen đó cần thay đổi thì phải có biện pháp hỗ trợ để hay đổi.
Sử dụng các tiêu chuẩn để thay đổi thói quen
Với các tiêu chuẩn được thiết lập, mỗi người biết được họ cần phải làm gì, họ nên làm như thế nào và khi nào cần phải thực hiện. Nói cách khác, các tiêu chuẩn đem đến các thói quen mới, kết quả là 5S được thực hiện hiệu quả.
Phổ biến tiêu chuẩn mới cho tất cả mọi người, và giúp họ nhớ các tiêu chuẩn mới một cách chính xác. Cách tốt nhất là sử dụng nhãn, bảng hiệu, áp phích, và biểu ngữ. Nhãn và biển hiệu không chỉ được sử dụng để giúp người lao động nhớ thực hành 5S chuẩn mà chúng là một phần không thể tách rời của mọi khía cạnh của 5S. Khi nghĩ đến 5S, hãy nghĩ đến giao tiếp bằng hình ảnh. Ví dụ:
Ảnh minh họa (Nguồn: Internet)
- Sử dụng các tín hiệu thị giác là cách hiệu quả nhất để truyền đạt thông tin cần thiết. Đó là lý do tại sao một bảng dụng cụ, được đề cập trong bước 5S- Sắp xếp, có hiệu quả như vậy. Nó sử dụng nhãn màu theo hình dạng của mỗi công cụ để làm cho các vị trí lưu trữ công cụ được nhận diện dễ dàng.
Bảng dụng cụ
- Với 5S mọi thứ cần được đánh dấu rõ ràng và xác định. Nhãn hiệu và biển hiệu là cách tốt nhất để xác định vị trí lưu trữ, khu vực làm việc, thiết bị, công cụ, và phân biệt đường đi bộ và đường cho xe cơ giới.
- Nhãn hiệu và bảng hiệu đưa ra thông tin về quy trình vận hành, làm sạch, và dự phòng tại các địa điểm mà thông tin đó là cần thiết nhất, ví dụ: thiết bị và máy móc.
Các công cụ để giúp thực hiện các tiêu chuẩn 5S
Các công cụ khác được sử dụng để giúp thiết lập các tiêu chuẩn 5S bao gồm:
- Bảng checklist
- Biểu đồ chu kỳ công việc
- Lên kế hoạch cho thời gian 5S “năm phút”
Checklist 5S
Danh sách kiểm tra 5S thường được sử dụng như một công cụ kiểm tra để đảm bảo các tiêu chuẩn đang được thực hiện. Một danh sách kiểm tra 5S không chỉ là việc xác minh khu vực làm việc sạch sẽ hay không mà còn rộng hơn. Ví dụ, các mục kiểm tra nên bao gồm việc thực hiện các hoạt động bảo trì và hỗ trợ các mục tiêu 5S đang được thực hiện.
Biểu đồ chu kỳ công việc
Biểu đồ chu kỳ công việc liệt kê các nhiệm vụ 5S sẽ được thực hiện trong một khu vực làm việc và đưa ra lịch biểu (chu kỳ tần suất) để thực hiện mỗi nhiệm vụ. Mỗi nhiệm vụ đều được giao cho một người lao động cụ thể hoặc với người đảm nhiệm công việc. Ví dụ, người đảm nhiệm công việc điều hành một máy nào đó trong một thời điểm nào đó. Bất cứ ai vận hành máy ngày hôm đó, có nhiệm vụ 5S làm sạch máy đó vào cuối của ca làm việc.
Công nhân sau đó có thể sử dụng Sơ đồ Chu kỳ công việc làm danh mục kiểm tra để xác định những gì họ cần làm và khi nào cần phải làm.
Các giai đoạn 5S “5 phút”
Một “Khoảng thời gian 5S năm phút” có thể là dọn dẹp, làm sạch nhanh chóng một khu vực làm việc, hoặc có thể tìm kiếm các bất thường trong tất cả 5 bước của 5S. Mục tiêu là để phát hiện nhanh các bất thường về 5S và ngay lập tức hành động (Sàng lọc, sắp xếp hoặc làm sạch).
“5 phút 5S” nhằm đào tạo công nhân theo nguyên tắc 5S. Người lao động thực hiện “5 phút 5S” giúp họ tập trung vào các ưu tiên của 5S và nhớ những nguyên tắc cơ bản giúp một chương trình 5S thành công.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: www.graphicproducts.com
