Bước 1. Lập kế hoạch nhập hàng, xuất hàng định kỳ
Thông thường, các doanh nghiệp đều mong muốn được nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng lượng sản phẩm của mình. Tuy nhiên, ban lãnh đạo không thể nâng chất lượng dịch vụ và sản lượng nếu không biết nắm rõ báo cáo tình hình sản phẩm tồn kho hay hướng giải quyết tình trạng tồn kho quá lớn của mình. Vì vậy, hãy lập kế hoạch nhập hàng, đẩy hàng cho từng quý, 6 tháng hay 1 năm.
Bước 2: Thực hành 5S ngay từ những ngày đầu tiên.
Việc sắp xếp hàng hóa trong kho nên được bắt đầu ngay từ những ngày đầu tiên và áp dụng theo công cụ 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng – sàng lọc, sắp xếp khoa học, vệ sinh sạch sẽ các bề mặt, tiêu chuẩn hóa các quy định về sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh và nâng cao ý thức của người lao động). Và mỗi ngày, hãy sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để đảm bảo rằng hàng hóa trong kho được sắp xếp gọn gàng và hàng tồn kho sẽ nằm đúng vị trí của mình.
Nguồn: internet
Bước 3. Hãy cho tất cả hàng trong kho của doanh nghiệp một cái tên. Dán nhãn tất cả mọi thứ
Hãy dán nhãn tất cả mọi thứ, dán nhãn bất kỳ sản phẩm nào trong kho của doanh nghiệp. Dán nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng, và quản lí được hàng tồn kho chính xác nhất. Dán nhãn lên chúng để làm cho người lấy hàng chọn đúng hàng trong kho dễ dàng hơn. Tất cả là để giảm sai sót trong quá trình này – một số biện pháp phòng ngừa đơn giản sẽ giúp doanh nghiệp thoát khỏi rắc rối trong tương lai.
Bước 4. Đào tạo nhân viên quản lý kho
Nhân viên quản lý kho hàng phải là người hiểu rõ và sử dụng thành thạo các công cụ quản lý cũng như có cách sắp xếp khoa học. Vì vậy, hãy cộng tác và thuê nhân lực phù hợp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn những người doanh nghiệp tin tưởng để giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng vì thực sự doanh nghiệp sẽ cần đặt lòng tin rất lớn vào nhân sự tại vị trí này. Nếu không có một hậu phương vững chắc và đáng tin, những mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra sẽ không bao giờ được hoàn thiện.
Không chỉ tìm cho mình một trợ thủ đắc lực để quản lý kho, doanh nghiệp cũng cần đào tạo các nhân viên khác về lĩnh vực này.
Bước 5: Kiểm tra cách tổ chức kho hàng thường xuyên và định kỳ kiểm kê
Doanh nghiệp nên kiểm tra cách tổ chức kho hàng thường xuyên theo ngày, tuần, tháng hoặc quý. Qua đó giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa tồn lại trong kho một cách chính xác nhất. Đồng thời, cần kiểm tra thông tin nhập – xuất hằng ngày.
Ngoài ra, cần thực hiện kiểm kê định kỳ. Kiểm kê trong kho để xem các số liệu có khớp với nhau hay không là công việc khá tốn thời gian nhưng là một việc rất cần thiết. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có hàng chục nghìn sản phẩm, việc kiểm kê truyền thống này sẽ tốn thời gian, từ vài ngày đến vài tuần để kiểm hết chỗ hàng đấy và nếu có sai sót phát sinh doanh nghiệp sẽ phải làm lại từ đầu. Do đó, doanh nghiệp có thể kết hợp kiểm kê thủ công với hệ thống kiểm tra tự động. Được quản lý theo mã vạch và mã sản phẩm, hệ thống kiểm kê sẽ lưu trữ thông tin sản phẩm và doanh nghiệp chỉ cần đối chiếu theo mã vạch để biết tình trạng của kho hàng.
Thông qua các báo cáo và công tác kiểm kê hàng hóa, doanh nghiệp sẽ biết rõ các sản phẩm/bán thành phẩm, nguyên liệu được sử dụng thường xuyên, qua đó điều chỉnh sắp xếp sản phẩm/bán thành phẩm, nguyên liệu được sử dụng thường xuyên ở gần khu vực vận chuyển, đảm bảo dễ tìm, dễ lấy, qua đó giúp nhân viên tiết kiệm được rất nhiều thời gian di chuyển, tìm kiếm trong kho.
Với 5 bước trên, hi vọng doanh nghiệp của bạn có thể tham khảo, nâng cao hiệu quả quản lý kho và quản lý hàng tồn kho.
Văn phòng NSLC tổng hợp
