“Bí quyết” áp dụng thành công 5S tại các Công ty Điện lực

Việc thực hành tốt 5S đã giúp các Công ty Điện lực giảm thiểu lãng phí, cải tiến năng suất và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. Theo định nghĩa 5S là Seiri (Sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và bỏ đi), Seiton (Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy), Seiso (Sạch sẽ vệ sinh thiết bị, dụng cụ và nơi làm việc), Seiketsu (Săn sóc nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện 3S trên) và Shitsuke (Sẵn sàng giáo dục rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác). Thực hành tốt 5S là một công cụ nền tảng giúp các tổ chức, doanh nghiệp cải tiến năng suất và giảm thiểu lãng phí. Việc triển khai áp dụng 5S đơn giản nhưng mang lại nhiều lợi ích như: tạo môi trường làm việc khoa học, sạch sẽ, gọn gàng, thông qua đó nâng cao năng suất, hiệu quả công việc và thuận lợi cho việc nhận diện các lãng phí để có biện pháp giảm thiểu các lãng phí. Ở Việt Nam hiện nay, còn nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc áp dụng phương pháp này song cũng có nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công phương pháp này, điển hình là các Công ty Điện lực. Dưới đây là quá trình triển khai, áp dụng thành công 5S tại một số Công ty Điện lực miền Bắc. Tại Công ty Điện Lực Lào Cai, để thực hiện Chương trình 5S, Công ty Điện Lực Lào Cai đã thành lập Ban chỉ đạo thực hiện Chương trình 5S, Ban điều hành và thành lập các Đội cờ đỏ thực hiện Chương trình 5S tại Điện lực các huyện trực thuộc Công ty. Sau đó, Công ty đã cử đoàn CBCNV đi khảo sát học tập, trao đổi kinh nghiệm áp dụng thành công Chương trình 5S tại Công ty Điện lực Sơn La nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng áp dụng 5S thực tế cho CBCNV trong Công ty. Sau chuyến đi khảo sát học tập về, Ban chỉ đạo Chương trình 5S đã thấy được tầm quan trọng của việc nâng cao năng suất, chất lượng công việc và hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua áp dụng 5S, đã tích cực nghiên cứu và chính thức đưa Chương trình 5S vào áp dụng trong toàn Công ty. Qua gần một năm tự nghiên cứu, học tập, trao đổi kinh nghiệm và triển khai áp dụng 5S, Ban chỉ đạo Chương trình 5S và các Đội cờ đỏ thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra định kỳ và đột xuất việc thực hiện Chương trình 5S tại tất cả các đơn vị trực thuộc Công ty. Đồng thời đưa 5S là một chỉ tiêu đánh giá xét thi đua hoàn thành nhiệm vụ của các phòng, đơn vị. Hay tại Công ty Điện lực Điện Biên, toàn bộ hệ thống văn phòng được biến đổi theo nguyên tắc: “Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại”. Tất cả hệ thống đều được sắp xếp lại cho sạch, gọn, khoa học, từ tài liệu đến dụng cụ lao động sản xuất.

Để phát huy hơn nữa những kết quả đã đạt được, đồng thời xây dựng Chương trình 5S mang tính hệ thống và chuẩn hóa được các qui định về áp dụng 5S trong toàn Công ty. Trong tháng 9 năm 2016, Công ty Điện lực Điện Biên đã thực hiện đánh giá kết quả thực hiện Chương trình 5S. Còn tại Điện lực Sơn La, đầu tiên, Điện lực Sơn La đã thuê một công ty tư vấn có uy tín lên khảo sát từng vị trí làm việc của công ty để họ đưa ra những công việc cần phải làm cụ thể khi thực hiện “5S”. Thành lập Ban điều hành và đề ra thời gian thực hiện cho công ty là 6 tháng kể từ ngày phát động. Trong đó, 4 tháng cho S1 và S2 tại khu vực văn phòng, từ công ty cho tới các điện lực. Tại khu vực văn phòng công ty, Ban điều hành chuẩn bị nội dung liên quan đến việc quảng bá, giáo dục nhận thức cho CBCNV. Sau khi văn phòng công ty thực hiện xong, văn phòng các Điện lực lên và “bê nguyên mẫu” về học tập, áp dụng tại đơn vị mình. Quán triệt chủ trương để mọi CBCNV nhận thức rõ mục đích yêu cầu và nội dung “chương trình 5S”, đó là nghĩa vụ, trách nhiệm và cũng là quyền lợi của từng cá nhân. Đại diện lãnh đạo phía điện lực Sơn La cho biết, lãnh đạo phải là người đi đầu trong các công việc cần thực hiện, có như thế thì cấp dưới mới chấp hành nghiêm túc. Không như nhiều đơn vị khi phát động thì rầm rộ, lúc thực hiện thì lãnh đạo đứng ngoài rìa, coi nhiệm vụ thực hiện là của cấp nhân viên, như vậy thì 5S không thể thành công được. Có thể thấy, để thực hiện tốt được chương trình 5S tại nơi làm việc thành công thì không chỉ là sự quyết tâm của Ban giám đốc mà còn đòi hỏi mỗi CBCNV trong đơn vị phải tự mình quyết tâm, nâng cao ý thức khi triển khai thực hiện. Đồng thời phải có sự tham gia của tất cả mọi người trong toàn đơn vị một cách triệt để, có tổ chức thông qua tuyên truyền và những hành động cụ thể như thường xuyên duy trì sàng lọc có hệ thống tất cả các vật dụng, loại bỏ những gì không cần thiết, sắp xếp những thiết bị dụng cụ và hồ sơ tài liệu theo trình tự hợp lý và có danh mục rõ ràng để thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng; vệ sinh kiểm tra tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị cũng như những dụng cụ hàng ngày trong phòng làm việc tạo cảnh quan môi trường làm việc sạch đẹp, khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.

Nguồn: Trang tin ngành Điện