Áp dụng trực tuyến Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO

Trong những năm gần đây, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã đi vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống và hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn quốc tế ISO cũng không phải là một ngoại lệ: doanh nghiệp có thể quản lý hệ thống ISO của mình trực tuyến, hay còn gọi là ISO Online.

Lợi ích chính của việc áp dụng ISO Online:

1. Khả năng triển khai áp dụng Mô hình ISO ở nhiều cấp (Tổng công ty, chi nhánh công ty…)
2. Việc lưu trữ giấy tờ trở nên đơn giản và gọn nhẹ
3. Tiết kiệm khối lượng lớn giấy tờ cần in cho công ty
4. Ngay cả khi lãnh đạo đi công tác, lãnh đạo vẫn có thể ký duyệt từ xa vì vậy mà hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vẫn vận hành bình thường

Tiêu chí của ISO Online là cung cấp đúng tài liệu cho đúng người cần, tại đúng thời điểm và đúng chỗ. So với ISO truyền thống, ISO Online có những lợi ích đối với các đối tượng phục vụ của ISO trong doanh nghiệp. Theo chức năng, hệ thống ISO được áp dụng ở doanh nghiệp phục vụ 3 đối tượng: người quản lý (lãnh đạo tổ chức); người quản trị hệ thống (QMR); người sử dụng (các nhân viên trong doanh nghiệp).

Cụ thể, đối với QMR: việc quản lý hệ thống tài liệu hồ sơ được thực hiện đơn giản dễ dàng và nhanh chóng, chỉ cần nhập thêm một tài liệu lên hệ thống thì tất cả những người liên quan ngay tức thì đã nhận được và có thể truy cập ngay.

Đối với người quản lý: có thể kiểm soát được toàn bộ hồ sơ, công việc, và hiện trạng của mỗi công việc đã giao cho cấp dưới.

Đối với nhân viên: có thể tìm thấy bất kỳ tài liệu nào mình cần tại bất kỳ thời điểm nào. Có thể đọc một hướng dẫn hay điền một biểu mẫu trong quá trình thực hiện công việc của mình, không bao giờ bị sử dụng nhầm tài liệu lỗi thời. Việc quản lý và lưu hồ sơ theo các công việc được thực hiện một cách dễ dàng và tập trung (lưu trên máy chủ) và tất cả hồ sơ hệ thống sẽ lưu theo các công việc cụ thể.

Cần gì để áp dụng ISO Online?

Yêu cầu đầu tiên của CNTT trực tuyến là doanh nghiệp phải có hệ thống mạng nội bộ để các máy tính trong toàn doanh nghiệp có thể “nói chuyện” được với nhau. Tùy thuộc vào giải pháp của nhà cung cấp mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các hệ thống ứng dụng nền tảng cần thiết cho việc chạy ứng dụng. Ví dụ, hệ điều hành (Windows Server, Unix…), hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (SQL server, Oracle…).

Để áp dụng thành công hệ thống ISO Online cần các điều kiện: đào tạo, hướng dẫn một cách hệ thống cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp để mọi người có thể vận hành thành thạo hệ thống này (cũng như hệ thống ISO truyền thống.

Hiện tại, đã có một số công ty đã áp dụng ISO online như: Tổng công ty Gas Petrolimex, liên doanh Việt Nga, Công ty thí nghiệm điện miền Bắc, Công ty bê tông Bình Minh 620, Công ty bê tông Đồng Nai, Công ty CP bóng đèn phích nước Rạng Đông, Công ty TNHH the Cool Việt Nam.

Các kết quả thực hiện cho thấy hiệu quả tích cực của việc áp dụng trực tuyến Hệ thống quản lý ISO. Tại Tổng công ty Gas Petrolimex, Phần mềm được áp dụng xuyên suốt trong toàn bộ hệ thống: từ Tổng công ty đến các Công ty thành viên và các Nhà máy sản xuất. Ban lãnh đạo các cấp có thể quản trị, kiểm soát, theo dõi công việc mọi lúc, mọi nơi, mọi thời điểm một cách thông suốt từ cấp Tổng công ty đến các công ty thành viên, chi nhánh, các trung tâm, bộ phận. Kiểm soát được ai đang làm gì, thực hiện đến đâu, đúng hạn hay quá hạn… Còn tại Liên doanh Việt Nga Vietsovpetro, kết quả triển khai phần mềm được áp dụng xuyên suốt trong toàn bộ hệ thống liên doanh dầu khí Việt nga đến các xí nghiệp thành viên Ban lãnh đạo các cấp có thể quản trị, kiểm soát, theo dõi công việc mọi lúc, mọi nơi.

ISO online tạo ra một môi trường cho phép trao đổi thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi giữa các thành viên trong Công ty và có thể với đối tác bên ngoài. Giảm thời gian hoàn thành công việc, giảm lãng phí, tăng năng suất, quản lý dữ liệu theo cách tập trung và thống nhất.

Văn phòng NSLC (tổng hợp)