Áp dụng phương thức Kaizen từ Toyota để gỡ khó cho DN

Kaizen là sự cải thiện,cải tiến không ngừng, liên quan tới hoạt động từ nhà lãnh đạo, quản lý tới người lao động.

W.Edwards Deming chính là một trong những người truyền cảm hứng cho Toyota trong quá trình hoạt động. Bên cạnh việc định nghĩa khách hàng một cách rộng hơn – bao gồm cả khách hàng nội bộ và bên ngoài, ông cũng khuyến khích Toyota áp dụng một phương thức hệ thống để giải quyết vấn đề, trở thành một nền tảng cho việc cải tiến liên tiếp (được biết đến như Kaizen).

Theo đó, khi gặp vấn đề khó khăn, Toyota sử dụng các hội thảo Kaizen để truyền đạt và tạo ra những thay đổi nhanh chóng. Phương thức trên bao gồm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho buổi hội thảo

Xác định rõ phạm vi: Xác định điểm bắt đầu hay bùng phát và những sản phẩm cuối cùng được đưa đến khách hàng.

Đặt ra các mục tiêu: Đặt ra những mục tiêu đo lường được cho đội ngũ để phấn đấu. Các mục tiêu này phải thống nhất với văn hóa công ty và nên được đặt ra để giảm thời gian thực hiện, cải thiện chất lượng và giảm chi phí.

Tạo ra bản đồ sơ bộ tình trạng hiện tại: Có một đội khoảng 3 đến 4 người để thực hiện quy trình hiện tại. Ghi chú thời gian cần thiết để thực hiện công việc và thời gian chờ đợi giữa các quy trình. Đây là công việc chuẩn bị quan trọng nhất vì nó tiết kiệm thời gian hội thảo.

Thu thập các tài liệu liên quan: Bên cạnh việc thu thập bản đồ tình trạng bắt đầu hiện tại, đội này cũng nên thu thập các mẫu đơn và văn bản được sử dụng ở mỗi bước. Bản copy của tất cả các thủ tục tiêu chuẩn phải được chuẩn bị sẵn trong suốt hội thảo.

Dán một bản đồ sơ bộ hiện trạng trong phòng của đội

Giai đoạn 2: Hội thảo Kaizen

Ai là khách hàng? Đội ngũ đã xác định được nhu cầu của khách hàng và các quy trình để hỗ trợ và thêm vào giá trị.

Phân tích hiện trạng: Phân tích các bước của quy trình và dòng quy trình. Xác định giá trị công thêm và các thành tố không tạo nên giá trị. Loại bỏ đi những thành tố không tạo ra giá trị.

Phát triển tầm nhìn cho tương lai: Đề nghị những người tham gia viết ra ý tưởng của họ. Đội ngũ nên đánh giá mỗi ý tưởng và xem ý tưởng nào có thể giúp đạt được mục tiêu.

Thực hiện: Phát triển một kế hoạch đào tạo và giao tiếp.Đánh giá: Đánh giá thành tích bằng cách thiết lập các quy chuẩn để theo dõi trực quan tiến trình phục vụ cho việc cải thiện không ngừng.

Giai đoạn 3: Sau hội thảoĐánh giá tình trạng của các thành tố đang xem xét từ kế hoạch của dự án.Đánh giá các quy chuẩn quy trình để đảm bảo đạt được sự cải thiện.Thảo luận những cơ hội khác cho việc cải thiện.Tiếp tục cải thiện quy trình.

Hoàng Ngân (T/h) VietQ.vn