Trong việc đạt được Chỉ số đánh giá thực hiện công việc KPI, DNVVN có thể cần phải dựa vào cố vấn chuyên nghiệp bên ngoài – ví dụ như một chuyên gia kinh tế hoặc kế toán đã được đào tạo trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, cố vấn phải làm việc chặt chẽ với các nhân lực nội bộ được lựa chọn để chạy dự án chứ không có quyền quản lý dự án KPI.
Cố vấn bên ngoài và nhân lực nội bộ thực hiện KPI
Điều quan trọng là việc thực hiện KPI không thất bại do nguyên nhân thiếu nhân lực hoặc thiếu chú ý của người quản lý. Hình 1 đưa ra hướng dẫn về mức độ cam kết cần thiết theo quy mô DNVVN.
| Hình 1 MỨC ĐỘ CAM KẾT THỰC HIỆN CÁC YÊU CẦU DỰ ÁN |
| Quy mô DNVVN (FTEs*) |
5-25 |
25-75 |
75-150 |
150-250 |
| Thời gian |
2 tuần |
4 tuần |
6 tuần |
6 tuần |
| Vai trò của cố vấn bên ngoài |
Người vận
hành chính |
Chuyện gia khởi xướng và cố vấn |
Chuyên gia
cố vấn |
Chuyên gia
cố vấn |
| Số
nhân viên
cần thiết chịu trách nhiệm về KPI |
1 người toàn thời gian trong 2 tuần |
2 người toàn thời gian trong 2 tuần, bán thời gian trong 4 tuần |
2 người toàn thời gian trong 2 tuần, bán thời gian trong 4 tuần |
2 người toàn thời gian trong 3 tuần, bán thời gian trong 3 tuần |
| FTE*: Số nhân viên toàn thời gian |
|
8 giai đoạn
8 giai đoạn cần thiết của dự án thực hiện KPI như sau:
- Giới thiệu về sự thay đổi và thống nhất về thời điểm thích hợp
Đầu tiên, nhóm quản lý cấp cao – giám đốc và báo cáo hướng dẫn của phải thực hiện các hành động đảm bảo cam kết. Tại điểm này, nhóm quản lý cấp cao phải đảm bảo thời gian hợp lý (ví dụ: không có dự án hay sự kiện lớn nào làm ảnh hưởng đến nhóm trong vòng 6 tuần tới).
Chìa khóa để thuyết phục bất kỳ sự thay đổi nào là việc tìm kiếm các tác nhân điều khiển cảm xúc của khách hàng, đó là những người có tính cách và phong cách quản lý hấp dẫn nhất được Giám đốc đánh giá trong việc thực hiện thành công KPI.
Nếu tôi phải diễn giải khái niệm cho Giám đốc của bạn, có lẽ tôi sẽ hỏi một số câu hỏi như:
- Tổ chức của bạn có biết được những yếu tố thành công nào quan trọng không?
- Liệu có sự thiếu liên kết giữa các hoạt động hàng ngày với chiến lược quản lý mà nhóm cấp cao quan tâm không?
- Bạn có bị choáng ngợp bởi có quá nhiều biện pháp không?
- Bạn có đang bỏ lỡ các mục tiêu do không để mắt đến các yếu tố thành công quan trọng của tổ chức không?
Tôi sẽ chỉ ra với Giám đốc rằng:
- Những biện pháp thực hiện trước đây có thể không thay đổi được bất cứ điều gì;
- Việc tập trung vào các biện pháp đúng có nghĩa là Giám đốc và Nhóm quản lý cấp cao phải trở nên hiệu quả hơn với ít thời gian hơn, tiết kiệm những buổi tối/cuối tuần dài làm việc;
- Dự án KPI này sẽ dẫn đến việc tiêu huỷ các báo cáo không được liên kết với các CSF, chỉ để lại những báo cáo là công cụ dựa trên quyết định – quan trọng, chính xác và kịp thời.
- Hội thảo để tìm ra các yếu tố thành công chính CFS của tổ chức và bắt đầu phiếu ghi điểm nhóm
Lời khuyên là nên khởi động quá trình này bằng việc tổ chức một hội thảo CSF trong vòng hai ngày. Mục tiêu của hội thảo này là để đối chiếu các yếu tố thành công của tổ chức và sau đó xác định những người có ảnh hưởng lớn nhất thông qua một quá trình lập bản đồ mối quan hệ.
Những CSFs sau đó “bản đồ tư duy” của các đội để tìm ra biện pháp thực hiện có liên quan cho phiếu ghi điểm nhóm của họ. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, bạn cần phải đảm bảo một mẫu đại diện của hầu hết các nhóm tham dự hội thảo.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: icaew.com
