Áp dụng KPI rất quan trọng đối với thành công của các tổ chức lớn, nhưng chúng có quan trọng với doanh nghiệp nhỏ hơn không? Theo diễn giả, nhà báo David Parmenter là rất quan trọng. Ông đã vạch ra một quá trình rút gọn để áp dụng KPI tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN).
Các công ty với 250 nhân công hoặc ít hơn một chút thường hỏi liệu có thể đạt được KPI tại doanh nghiệp của họ không và liệu có quá trình đơn giản hơn, ngắn gọn hơn để làm được điều đó hay không. Câu trả lời là có đối với cả 2 câu hỏi.
Nhiều DNVVN thành công dựa trên khả năng vốn có của một số nhân viên chủ chốt, khi những cá nhân này rời khỏi công ty thường dẫn đến những thay đổi lớn làm cho tình trạng công ty kém đi, bởi ‘cảm nhận’ của họ đối với tổ chức không được chia sẻ và chuyển giao cho người khác. Bằng cách lồng ghép thực hiện KPI tốt hơn, DNVVN đạt được một số lợi ích như:
- Biết các yếu tố thành công chính (CSF) và truyền đạt đến tất cả các nhân viên;
- Trao quyền và phân chia rõ ràng hơn về những gì cần ghi chép và báo cáo;
- Truyền đạt chiến lược rõ ràng cho nhân viên sau khi đã xây dựng xong KPI;
- Giám đốc/ban lãnh đạo kết nối với các nhân viên đang chịu trách nhiệm về các yếu tố thành công chính, ví dụ thông qua trao đổi bằng điện thoại để theo dõi KPI hàng ngày;
- Các hoạt động hàng ngày của nhân viên được liên kết với định hướng chiến lược của tổ chức.
Cho dù một tổ chức có chiến lược thì các nhóm trong tổ chức phải thường xuyên làm việc theo định hướng rất khác nhau. Nếu các yếu tố thành công chính của tổ chức được xác định rõ và truyền đạt lại, nhân viên sẽ có thể sắp xếp các hoạt động hàng ngày của họ gần hơn với định hướng chiến lược của tổ chức.
Quy trình thực hiện KPI 6 tuần cho các DNVVN
Quy trình 6 tuần 8 giai đoạn đề xuất cho các DNVVN đòi hỏi có sự hiểu biết về 4 loại biện pháp thực hiện, gồm:
- Giới thiệu quy trình cho giám đốc là điều quan trọng nhất;
- Các chỉ số kết quả chính (KRIs): 6-10 biện pháp tài chính hoặc phi tài chính hàng tháng hoặc hàng quý đem lại cái nhìn tổng quan về hiệu suất trong quá khứ;
- Chỉ số hiệu suất (PI): 30-50 biện pháp phi tài chính hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng giúp nhân viên và quản lý biết những gì phải làm;
- Các chỉ số kết quả (RIs): 30-50 chỉ số tóm tắt tài chính và phi tài chính hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý giúp nhân viên biết những gì họ đã làm được;
- KPIs: 6 đến 10 biện pháp phi tài chính giúp nhân viên và quản lý biết phải làm gì để tăng hiệu suất, đo 24/7, hàng ngày hoặc hàng tuần.
Các điều kiện cần thiết khác là:
- Thiết lập và xây dựng trên 4 nền tảng: Quan hệ đối tác giữa các chủ sở hữu, quản lý và nhân viên. Trao quyền cho nhân viên và quản lý để khắc phục vấn đề ngay tại chỗ mà không cần xin phép. Đo lường và báo cáo theo cách kêu gọi hành động. Liên kết các biện pháp thực hiện với CSFs liên quan.
- Có một cái nhìn cân bằng về hiệu suất (ví dụ 6 quan điểm cân bằng về tài chính, quy trình nội bộ, tập trung khách hàng, sự hài lòng của nhân viên, học hỏi và phát triển, môi trường và cộng đồng);
- Định vị 5 đến 8 CSFs có ảnh hưởng lớn nhất (ngoài các yếu tố thành công 30+ của tổ chức);
- Tìm các biện pháp giúp thúc đẩy hành vi thích hợp trong CSFs và SFs;
- Thực hiện các biện pháp liên quan đến các hoạt động trong quá khứ (tuần trước, tháng trước), hiện tại (ngày hôm qua và hôm nay) và tương lai (ngày dự kiến của các nhiệm vụ quan trọng);
- Đảm bảo “thời gian” đúng để giải phóng các nguồn lực hoàn thành nhiệm vụ.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: icaew.com
