Bài này tiếp tục đưa ra 3 giai đoạn trong quy trình 6 tuần 8 giai đoạn đề xuất cho các Doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) để đạt được các chỉ số KPI.
Giai đoạn 3. Nhóm dự án KPI được đào tạo và trao quyền
Một DNVVN có thể quản lý một nhóm dự án KPI hai người – nếu họ cam kết làm việc gần như toàn thời gian, và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc. Dự án không nên tiếp tục nếu CEO không muốn tham gia theo cách này. Nhóm dự án KPI nên bao gồm những người có có kỹ năng thuyết trình và giao tiếp tốt, nhạy bén trong đổi mới, khả năng hoàn thành, kiến thức về cả doanh nghiệp và ngành, và khả năng truyền cảm hướng cho người khác. Nên có một sự kết hợp giữa những người có kinh nghiệm với người trẻ hơn.
Tất cả các đơn vị kinh doanh và các nhóm dịch vụ nên bổ nhiệm một người am hiểu hoạt động của nhóm để giữ liên lạc với nhóm KPI, cung cấp thông tin và phản hồi.
Quá trình này không cần đến số tiền lớn. Vấn đề chính là sự cam kết của nhóm quản lý cấp cao, tinh thần của hai nhân viên làm việc toàn thời gian cho dự án, và ý chí hoàn thành công việc.
Giai đoạn 4. Các nhóm hoàn thành các phiếu ghi điểm và ghi lại các biện pháp
Nhóm KPI sẽ cần được đào tạo và trao quyền để đưa ra quyết định về dự án KPI của doanh nghiệp. Nhóm dự án KPI sau đó bắt đầu một loạt các hội thảo để thống kê phiếu ghi điểm. Tại hội thảo, nhóm quản lý cấp cao nhấn mạnh tầm quan trọng của sự tham gia tích cực, những lý do thực hiện dự án, và giới thiệu nhóm KPI thực hiện hội thảo. Hội thảo chỉ cần kéo dài một ngày. Nó có thể được thực hiện thành công với 80 nhân viên tham dự.
Giai đoạn 5. Lựa chọn “KPI đạt được” của tổ chức
KPI là một bộ các giải pháp tập trung vào những khía cạnh hoạt động quan trọng nhất cho sự thành công hiện tại và trong tương lai của tổ chức.
Nhóm KPI lựa chọn các KPI sau khi thực hiện các hội thảo. Có khả năng cao là các KPI sẽ xuất hiện từ quá trình thực hiện hội thảo. Tại điểm này, các biện pháp hiệu suất phải được kiểm tra trong mối tương quan với bảy đặc tính của “KPI đạt được”, cụ thể là:
- Các biện pháp phi tài chính (không được thể hiện bằng $, yên, bảng Anh, euro, vv);
- Đo thường xuyên, ví dụ 24/7, hàng ngày hoặc hàng tuần;
- Tác động của giám đốc và đội ngũ quản lý cấp cao;
- Hiểu bởi tất cả các nhân viên, những người biết hành động khắc phục có thể cần đến;
- Trách nhiệm của một nhóm cụ thể (hoặc có khả năng là như vậy);
- Tác động cá nhân quan trọng, ví dụ biện pháp tác động lên nhiều hơn một trong các CSFs đầu và nhiều hơn một phiếu ghi điểm được cân bằng; và
- Khuyến khích hành động thích hợp (ví dụ: Kiểm tra để đảm bảo các hành động động có tác động tích cực đến hiệu suất thông qua các giải pháp có thể dẫn đến hành vi bất thường)
Hai điểm đầu tiên rất quan trọng và là cách kiểm tra tốt nhất tất cả các biện pháp thực hiện.
Trong nhiều tổ chức, một KPI có thể song hành với một số hoạt động cụ thể, với các khách hàng chính-người tạo ra nhiều nhất, hoặc nếu không là lợi nhuận của bạn. KPI nên được giám sát và báo cáo 24/7, hàng ngày và có thể vài tuần – bất cứ hoạt động nào ít thường xuyên hơn được coi là ‘đóng cửa’ sau khi đã khởi đầu thành công.
KPI là các biện pháp ‘tương lai’ hoặc hiện tại và tương phản với những biện pháp “quá khứ”. Đó là lý do tại sao với tỷ lệ hài lòng khoảng 65% từ một cuộc khảo sát sự hài lòng của khách hàng thực hiện mỗi sáu tháng không bao giờ có thể là một KPI.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: icaew.com
