8 bước để giải quyết vấn đề của Toyota

Quy trình 8 bước để xác định và giải quyết vấn đề được phát triển bởi Toyota từ nhiều năm trước. Hệ thống này có cấu trúc, nhưng đủ đơn giản và thực tế để xử lý các vấn đề có tính chất từ đơn giản đến phức tạp.

8 bước để giải quyết vấn đề gồm:

Bước 1: Làm rõ vấn đề

Một vấn đề có thể được xác định theo một trong ba cách. Một là, bất cứ điều gì là sai lệch so với tiêu chuẩn. Hai là, có sai khác giữa điều kiện thực tế và điều kiện mong muốn. Ba là, một nhu cầu của khách hàng chưa được đáp ứng. Tốt nhất là xem xét trực tiếp tại hiện trường để hiểu rõ vấn đề.

Bước 2: Chia nhỏ vấn đề

Chia nhỏ vấn đề lớn thành các vấn đề chi tiết và cụ thể hơn. Hãy nhớ rằng, khi bạn giải quyết vấn đề của mình, bạn vẫn cần trực tiếp xem xét tại hiện trường, nơi vấn đề đó xảy ra. Nghiên cứu và phân tích các đầu vào và đầu ra khác nhau của quy trình để bạn có thể ưu tiên cho những nỗ lực của mình. Sẽ hiệu quả hơn nhiều khi quản lý và giải quyết một loạt các vấn đề vi mô cùng một lúc, thay vì cố gắng và giải quyết một vấn đề lớn không có phương hướng.

Bước 3: Đặt mục tiêu

Bạn cần tập trung vào những gì cần thiết để hoàn thành dự án và xem mất bao lâu để hoàn thành. Bạn nên đặt ra những mục tiêu đầy thách thức, nhưng trong giới hạn. Một mục tiêu quá sức sẽ gây căng thẳng và cản trở quá trình cải tiến.

Bước 4: Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Xác định các yếu tố gốc rễ gây ra vấn đề. Thông thường, có nhiều nguyên nhân gốc để phân tích. Hãy chắc chắn rằng bạn đang xem xét tất cả các nguyên nhân gốc tiềm năng và giải quyết chúng đúng cách. Bạn cần trực tiếp đi đến hiện trường để xem xét nguyên nhân thay vì chỉ dựa vào các báo cáo.

Bước 5: Phát triển các biện pháp đối phó

Nhóm của bạn nên phát triển càng nhiều biện pháp đối phó càng tốt để loại bỏ tất cả các nguyên nhân gốc rễ. Sau đó nhóm sẽ thu hẹp số biện pháp xuống mức thực tế và hiệu quả nhất dựa trên mục tiêu đặt ra.

Bước 6: Thực hiện các biện pháp đối phó

Giao tiếp là cực kỳ quan trọng trong bước 6. Bạn cần tìm kiếm ý tưởng và phản hồi để biết rõ những gì đang diễn ra. Tập trung thực hiện một biện pháp đối phó tại một thời điểm để theo dõi hiệu quả của từng biện pháp.
Bạn chắc chắn sẽ phạm sai lầm trong suốt quá trình giải quyết vấn đề của mình, nhưng sự kiên trì của bạn là chìa khóa, đặc biệt là trong bước 6.

Bước 7: Theo dõi kết quả và quy trình

Khi sai lầm xảy ra và các biện pháp đối phó thất bại, bạn cần có một hệ thống để xem xét và sửa đổi chúng để có được kết quả như mong muốn. Luôn có chỗ để cải tiến trong quá trình giải quyết vấn đề, nhưng bạn cần có khả năng nhận ra nó.

Bước 8: Chuẩn hóa và chia sẻ thành công

Khi giải quyết vấn đề thành công, đã đến lúc thiết lập quy trình và tiêu chuẩn mới và chia sẻ chúng trong toàn tổ chức. Đây cũng là thời điểm tốt để suy nghĩ về những gì bạn đã học được và đến lúc giải quyết vấn đề tiếp theo. Bỏ qua các vấn đề chưa được giải quyết sẽ chỉ dẫn đến nhiều vấn đề hơn.

8 bước để giải quyết vấn đề chính là một chu trình PDCA. Các bước từ 1 đến 5 chính là Plan (Lập kế hoạch); bước 6: Do (Thực hiện kế hoạch); bước 7: Check (Kiểm tra); bước 8: Act (Hành động: Xem xét kết quả và thiết lập tiêu chuẩn mới).

Văn phòng NSCL biên dịch