Kiểm soát tài liệu là một trong những ứng dụng phổ biến nhất hiện nay trong tất cả các ngành công nghiệp để quản lý các chính sách, thủ tục, mô tả công việc và nhiều lĩnh vực khác của 1 công ty.
Dưới đây là 4 cách giải pháp tự động tiếp theo có lợi cho quy trình kiểm soát tài liệu:
- Các quy tắc kinh doanh thông minh để đánh giá và chấp thuận: Một hệ thống kiểm soát tài liệu làm bảng định tuyến linh hoạt là một lựa chọn. Vì các tài liệu không chỉ có thể kiểm tra được bên trong và ngoài công ty, mà còn cần được phê duyệt và đánh giá thông qua các giai đoạn khác nhau trong quy trình. Định tuyến linh hoạt sẽ trở thành một yếu tố trong bất kỳ hệ thống kiểm soát tài liệu nào vì nó cho phép các tổ chức chuyển văn bản tới giai đoạn tiếp theo một cách tự động với các quy tắc kinh doanh thông minh. Các quy tắc về phân quyền và truy vấn cho phép chỉ định một người thay thế (được phê duyệt) nếu người phụ trách tài liệu không có mặt tại văn phòng hoặc hết nhiệm kỳ. Điều này đảm bảo công việc được giữ đúng tiến độ và tất cả các thời hạn đều được đáp ứng.
- Thay đổi yêu cầu và kiểm soát sửa đổi: Kiểm soát tài liệu là một quá trình liên tục. Thay đổi kiểm soát và kiểm soát sửa đổi cho phép nhân viên truy cập vào tất cả các tài liệu từ quá khứ và thay đổi được thực hiện trong tương lai. Hệ thống kiểm soát tài liệu phù hợp cho phép người dùng tạo ra bố cục công việc của riêng mình để đơn giản cho mỗi người dùng làm việc. Nếu tài liệu được gửi thông qua kiểm soát tài liệu và cần sửa đổi, tài liệu gốc giữ nguyên vị trí cho đến khi nó được cập nhật và thay đổi. Một khi tài liệu được chấp thuận thì nó sẽ đảm nhiệm vị trí ban đầu.
Một số tổ chức có trụ sở tại nhiều địa điểm. Trong trường hợp này, thay đổi tài liệu ảnh hưởng đến nhiều máy chủ. Kiểm soát tài liệu như là một hệ thống tạo ra sự thay đổi toàn cầu khi các chỉnh sửa được thực hiện. Điều này cho phép nhân viên thực hiện nhiều thay đổi tài liệu trong luồng công việc và lưu nó trên nhiều máy chủ. Một khi tài liệu được lưu thông qua kiểm soát tài liệu, tất cả các khu vực bị ảnh hưởng sẽ hiển thị thay đổi. Điều này cũng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Một hệ thống tốt sẽ có khả năng yêu cầu thay đổi một cách tự động.
- Báo cáo: Tổ chức nhận được dòng dữ liệu liên tục đến và đi vào hệ thống. Với kiểm soát tài liệu tự động, khả năng hiển thị vào dữ liệu này được tăng cường rất nhiều. Kiểm soát tài liệu tốt có các công cụ báo cáo gắn liền với nó. Điều này cho phép hệ thống nhanh chóng và hiệu quả xem dữ liệu ở mức tổng hợp và chạy báo cáo theo yêu cầu, các báo cáo được lên lịch và báo cáo mẫu về tình trạng của hệ thống. Những tài liệu quá hạn cần được thông báo để có thể thực hiện các bước để khắc phục chúng. Báo cáo cung cấp khả năng này.
- Khả năng di động: Tính di động trong môđun kiểm soát tài liệu là tuyệt đối. Nó cho phép tổ chức thực hiện thay đổi và phê duyệt và phân phối các tài liệu hiệu quả hơn. Giải pháp di động cho phép người dùng nhanh chóng hiểu được dữ liệu, kiểm tra tình trạng của sự kiện hoặc hành động hoàn chỉnh trong khi ở bên trong và bên ngoài văn phòng. Bảng điều khiển dành cho điện thoại di động cho phép quản lý xem tài liệu nào có thể bị quá hạn và cho phép truy vấn đến đúng nhân viên sẽ được thông báo. Điều này đảm bảo rằng các ngày đến hạn được đáp ứng. Khả năng kiểm soát tài liệu di động giúp bạn giữ được sự kiểm soát, bất kể bạn ở đâu.
Hệ thống kiểm soát tài liệu là “trung tâm” cho tất cả các thông tin trong toàn bộ hệ thống tuân thủ và thiết lập nền tảng cho một hệ thống đảm bảo chất lượng hoạt động hiệu quả. Nó kiểm soát từ chính sách đến thủ tục để hướng dẫn làm việc và nhiều dữ liệu khác.
Khi kiểm soát tài liệu hiệu quả, cần phải có một giải pháp để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng và việc ghi chép được kiểm soát. Khi đó, bạn có thể đảm bảo chất lượng hoạt động ở mọi bộ phận của tổ. Hệ thống kiểm soát tài liệu phù hợp sẽ giúp công ty của bạn hoạt động và đạt được hiệu suất cao nhất.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: www.qualitymag.com
