Hệ thống kiểm soát tài liệu tự động cung cấp một phương pháp quản lý tài liệu linh hoạt, có tổ chức, hiệu quả và nhất quán.
Kiểm soát tài liệu là một phần không thể tách rời của hệ thống quản lý chất lượng và tuân thủ nhằm duy trì kiểm soát hiệu quả mọi loại hồ sơ và tài liệu chứ mọi dữ liệu và thông tin về công ty, đồng thời đảm bảo rằng các chính sách và hoạt động của công ty được cập nhật.
Dưới đây là 3 cách giải pháp tự động đầu tiên có lợi cho quy trình kiểm soát tài liệu:
- Luồng công việc cho tất cả các loại tài liệu: Không có 2 loại tài liệu giống nhau. Cần xem xét mức độ khác biệt trong mỗi loại tài liệu. Ví dụ, bản mô tả công việc không thể được xử lý như bản hướng dẫn làm việc hoặc thủ tục. Mỗi loại tài liệu này có thể có người chấp thuận, người quản lý và quy trình công việc riêng biệt và phải được xử lý theo những cách thức khác nhau. Hệ thống kiểm soát tài liệu tự động giúp quản lý các tài liệu hiệu quả bằng cách tạo điều kiện cho các luồng công việc riêng biệt cho tất cả các loại tài liệu, mỗi hệ thống đều có những lựa chọn xử lý khác nhau.
- Giảm chất thải: Với một hệ thống kiểm soát tài liệu tự động thì công ty của bạn hoàn toàn không cần sử dụng đến giấy tờ. Tự động hóa quy trình kiểm soát tài liệu của bạn giúp loại bỏ việc liên tục phải xử lý giấy tờ bằng phương pháp thủ công để thúc đẩy quy trình công việc hiệu quả hơn. Điều này giúp kiểm soát kho lưu trữ tập trung hơn, cho phép theo dõi tốt hơn và tính nhất quán của các tài liệu cao hơn trong thời gian dài.
- Nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp: Một thành phần quan trọng đối với bất kỳ hệ thống kiểm soát tài liệu nào là nếu một tài liệu mới được tạo ra hoặc một tài liệu hiện có được thay đổi, nhân viên cần phải được đào tạo. Đây là một lý do quan trọng để có một quy trình kiểm soát tài liệu chặt chẽ. Trong quá trình sửa đổi hoặc tạo ra tài liệu, người sử dụng có thể chỉ định loại hình đào tạo liên quan đến nó. Thêm vào đó là khả năng tự động tích hợp đào tạo của hệ thống đào tạo. Một số công ty đưa vào khoảng thời gian chờ chuyển tiếp giữa tài liệu cũ và mới. Điều này có nghĩa là trước khi tài liệu mới được phát hành, nó nằm trong khuôn mẫu đang chờ – đây là khi quá trình đào tạo diễn ra. Lợi ích là nhân viên có thể đào tạo về tài liệu trước khi nó được phát hành. Như vậy, khi tài liệu được công bố chính thức, nhân viên đã được đào tạo và am hiểu về nó. Một số hệ thống tự động có một hệ thống đào tạo được xây dựng trong kiểm soát tài liệu, cho phép họ tích hợp đào tạo với kiểm soát tài liệu và kiểm tra kiến thức của họ về tài liệu đó.
Cuối cùng, khi có thay đổi đối với bất kỳ tài liệu nào, nhân viên cần phải được thông báo về thủ tục và thông số kỹ thuật mới và được đào tạo về bất kỳ bản sửa đổi mới nào được công bố. Quá trình này nên được theo dõi hướng dẫn sử dụng tự động và quá trình đào tạo để giảm thiểu tối đa lỗi. Một hệ thống kiểm soát tài liệu được tích hợp với ứng dụng đào tạo giúp xác định rõ ai cần đào tạo về từng tài liệu nào. Nó cũng tự động cập nhật hồ sơ huấn luyện cho mỗi nhân viên, cho phép tự đào tạo và tự động cập nhật tình trạng của mỗi nhân viên khi hoàn thành chương trình đào tạo.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: www.qualitymag.com
