6 sai lầm cần tránh khi thực hiện sản xuất tinh gọn

Trên Thế giới có nhiều công ty đã thành công trong việc triển khai sản xuất tinh gọn như Toyota, Nike, Amazon và General Electric. Tuy nhiên quá trình triển khai sẽ không tránh khỏi việc mắc sắc lầm dẫn đến hiệu quả áp dụng thấp hoặc thất bại. Sau đây là 6 lý do phổ biến nhất làm cho việc triển khai không thành công mà doanh nghiệp cần tránh.

Không có chiến lược xác định

Trước khi bắt tay vào thực hiện Lean, doanh nghiệp cần phải có kế hoạch chiến lược rõ ràng. Xác định cụ thể các mục tiêu hi vọng sẽ đạt được và các mục tiêu phải phù hợp với chiến lược trọng tâm của doanh nghiệp. Khi có mục tiêu, trọng tâm rõ ràng thì việc thực hiện Lean sẽ nhận được sự hỗ trợ của các lãnh đạo và đồng nghiệp.

Không chú ý đến văn hóa

Một trong những lý do khiến việc triển khai Lean thất bại là do không tập trung vào việc thay đổi thói quen, cách làm việc và niềm tin từ mọi người.

Doanh nghiệp cần tạo ra một nét văn hóa tại nơi làm việc mà mọi người có thể thấy và thực hiện theo, nhìn thấy lãng phí và loại bỏ chúng. Mọi người cùng đặt câu hỏi về cách thức thực hiện và chia sẻ ý tưởng để cải tiến các hoạt động mà mọi người thấy làm việc hiệu quả hơn.

Để thay đổi tư duy và tác phong của mọi người đặc biệt là những người đã làm việc lâu năm và quen thuộc với mọi thứ, những người có thể không thích với sự thay đổi thì doanh nghiệp cần:

• Đưa ra lý do để tin tưởng thông qua việc truyền thông rõ ràng tầm nhìn cải tiến của doanh nghiệp
• Quy tắc không nên xây dựng trong một ngày. Tổ chức và văn hóa mới là duy nhất và doanh nghiệp cần tìm hiểu làm thế nào để mọi người hưởng ứng với cách làm mới đó
• Lựa chọn một khu vực trong doanh nghiệp để làm mẫu để công nhân viên có thể thực hiện Lean và cải tiến công việc mỗi ngày.
• Quá trình triển khai thực hiện không bao giờ hoàn hảo vì vậy cần phân tích các thử thách và tìm cách vượt qua.
• Thành lập nhóm thực hiện Lean và có người quản lý nhóm.
• Cần có cấu trúc, quy trình và phân loại trong khu vực để xác minh sự thay đổi, chẳng hạn như thay đổi trong đào tạo quản lý, hoạt động chiến lược.
• Tiến hành đánh giá ở các cấp thông qua các cuộc họp và hoạt động giải quyết vấn để để thấy rõ cách thực hiện đúng, đảm bảo lãnh đạo và quản lý cũng đang thực hiện theo cách mới.

Lãnh đạo kém

Người lãnh đạo là những người sở hữu và thực hiện những thay đổi, là động lực để công nhân tham gia vào quá trình này. Các nhà lãnh đạo cần truyền đạt rõ ràng tầm nhìn và chiến lược cải tiến để lao động hiểu rõ điều gì đang thúc đẩy sự thay đổi. Để làm được điều này, lãnh đạo cần hiểu được văn hóa làm việc hiện tại để nhận được sự đồng tình của người lao động.

Lãnh đạo cần trao quyền cho các nhóm thực hiện, đưa ra các phản hồi và công nhận trước những thành tích, sự tiến bộ của họ. Thông qua việc quan sát nơi làm việc, lãnh đạo tạo môi trường làm việc an toàn cho công nhân.

Thiếu đào tạo

Những nhà quản lý cần được đào tạo các nguyên tắc cơ bản của Lean để biết cách triển khai áp dụng chính xác. Đào tạo sẽ tạo điều kiện thuận lợi giúp moi người đưa ra các sáng kiến cải tiến.

Nhân viên cần được đào tạo theo những cách làm việc mới. Nếu việc đào tạo không phù phù hợp sẽ dẫn đến triển khai Lean thất bại ngay sau khi họ gặp phải các vấn đề, trở ngại.

Thực hiện quá nhiều cùng một lúc

Nếu bắt đầu triển khai Lean mà thực hiện trên toàn bộ sẽ làm cho nhân viên bị quá tải và ảnh hưởng đến khách hàng.

Không suy nghĩ lâu dài

Thực hiện các cải tiền cần phải lâu dài. Quá trình kiểm soát chất lượng cần được cập nhật liên tục và ghi lại quá trình thực hiện, cách làm mới cần được truyền đạt chính xách, đúng cách. Việc đào tạo và kiểm tra quy trình mới đang diễn ra sẽ mang lại sự tự tin và theo dõi chúng một cách chính xác. Đừng quên nhân viên, họ là người trực tiếp thực hiện các công việc xử lý hàng ngày, do đó cho họ cơ hội phán ánh các quy trì để có thể giải quyết khi gặp sự cố.  Cung cấp số liệu trước và sau khi thực hiện để có cái nhìn rõ nhất về những khó khăn và những điều đã làm được.

Văn phòng NSCL biên dịch