5S-Phòng Công nghệ thông tin PCBD đã triển khai thế nào?

Trong hoạt động thực tế, việc thiếu tính tổ chức trong các Công ty, Doanh nghiệp thường gây mất thời gian và đôi khi còn ảnh hưởng đến tâm lý làm việc.

Lấy ví dụ trong văn phòng làm việc các nhân viên hành chính bị tốn khá nhiều thời gian tìm kiếm các hồ sơ bị lưu sai vị trí, tài liệu cần tìm thì nằm lẫn lộn trong đống giấy tờ trên mặt bàn và trong hộp thư điện tử thì có hàng loạt các email không cần đến…Dẫn đến vấn đề môi trường làm việc ngày càng trở nên nghiêm trọng và gây ra những ảnh hưởng tiêu cực như: Kéo dài thời gian làm việc, giảm năng suất…

Nhằm khắc phục được tình hình đó, Công ty Điện lực Bình Dương đã triển khai thực hiện 5S tại các phòng ban thí điểm như Phòng Công nghệ thông tin và phân xưởng cơ điện và hiện nay đã được PCBD sơ kết đánh giá, triển khai 5S toàn Công ty. Sau khi được chỉ đạo Phòng CNTT đã thành lập nhóm 5S với nhiệm vụ thực hiện triển khai và duy trì 5S tại phòng theo chương trình 5S của Công ty.

Căn cứ kế hoạch thực hiện chương trình 5S tại PCBD, Phòng CNTT đã tiến hành đề ra một hệ thống hành động và phòng ngừa có thể giải quyết theo tiêu chí 5S: ” Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng”

Sàng lọc: Bước đầu tiên yêu cầu các nhân viên trong phòng phải loại bỏ ra những gì không cần thiết, không có giá trị ra khỏi nơi làm việc, không gian làm việc có thể được giải phóng bằng các dọn sạch những đống lộn xộn bao gồm: Các linh kiện, công việc đang làm dở, sản phẩm hỏng, các loại tài liệu không còn thời gian lưu trữ, máy móc, thiết bị và những vật dụng khác…. Hộp thư điện tử phải thường xuyên kiểm tra xóa bỏ các thư rác, không cập nhật các trang mạng xã hội trong hộp thư đến chính.

Sắp xếp: Sắp xếp lại những vật dụng thiết yếu cho công việc một các hợp lý nhằm giảm thời gian di chuyển để đi tìm hoặc lấy đồ phục vụ công việc như đặt thêm tủ để các thiết bị vi tính cần sửa chữa theo từng ngăn chứa, hồ sơ công văn lưu trữISO bằng cách in và dán nhãn dán tủ hồ sơ, lập danh mục hồ sơ đồng thời lập kế hoạch thời gian thực hiện cho từng công việc một cách khoa học để mọi người ai cũng có thể tìm thấy vào bất kỳ lúc nào và dễ dàng phát hiện những gì nằm ngoài tiêu chuẩn. Dễ dàng quan sát có thể tạo ra một môi trường làm việc trao đổi thông tin với người sử dụng mà không cần lời nói.

Sạch sẽ: Làm sạch tất cả các thiết bị phục vụ môi trường làm việc và luôn giữ cho môi trường làm việc sạch đẹp, an toàn vệ sinh. Đưa ra tiêu chuẩn và thời gian định kỳ thực hiện vệ sinh các khu vực và bàn làm việc.

Săn sóc ( tiêu chuẩn hóa):Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5Sbằng cách lên lịch trực nhật các thành viên trong phòng nhằm kiểm tra, nhắc nhở…

Sẵn sàng ( hay duy trì): Rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S trên như một hoạt động hàng ngày theo khẩu hiệu: ” Dành 5 phút mỗi ngày để giữ cho môi trường sạch đẹp, vệ sinh” Nhóm 5S của phòng sẽ chịu trách nhiệm giám sát, đánh giá kết quả thực hiện 5S định kỳ của các thành viên trong phòng. Kết quả ghi nhận sẽ báo cáo lãnh đạo để làm căn cứ xếp loại thi đua tháng, năm.

Trong quá trình áp dụng 5S, phòng CNTT thấy được những hạn chế/ ách tắc trong công việc, vận hành công việc được giảm thiểu trông thấy, những vấn đề phát sinh đều được phát hiện sớm và giải quyết. Vì vậy khi 5S được thực hiện đúng cách, nó sẽ tạo ra được một môi trường thông thoáng, cho phép Lãnh đạo có thể quyết định một cách nhanh chóng tại nơi làm việc, chỉ cần nhìn qua là có thể thấy được những gì ko đúng trật tự, hoặc quy trình làm việc nào không đúng…Lãnh Đạo và nhân viên phòng CNTT cam kết sẽ tiếp tục duy trì và liên tục cải tiến nâng cao hiệu quả, môi trường làm việc ngày càng được nâng cao mang tính văn minh, chuyên nghiệp.

Tạ Thị Kim Thanh

http://pcbinhduong.evnspc.vn/