5S là một công cụ ngăn ngừa các vấn nạn tại doanh nghiệp

Thực hành tốt 5S được biết đến rộng rãi nhưng hầu hết mọi người hiểu sai về nó. Rất ít người coi 5S như là một hệ thống quản lý nơi làm việc. Nó cũng được coi là một hoạt động định kỳ. Khi bạn tư vấn cho một người thực hành 5S, họ nói: “Ồ! Chúng tôi nhận thức được điều đó, chúng tôi đã thực hiện nó nhiều lần trong quá khứ! Chúng tôi đang tìm kiếm thứ gì đó hơn 5S! ”.

Về bản chất, 5S không phải là hoạt động định kỳ mà người ta có thể thực hiện nhiều lần. Đó là một thói quen, như Kaizen, được thực hành hàng ngày, bởi tất cả mọi người, ở mọi nơi trong tổ chức.

Chuyện hoang đường số 1: 5S có nghĩa là quản lý nội vi

Nói một cách chính xác, 5S là một chương trình xác định vấn đề và ngăn ngừa vấn đề phát sinh. 5S được thực hành để xác định các bất thường. Bất thường có thể được định nghĩa là “bất cứ điều gì không ở trong tình trạng hoàn hảo hay tốt nhất!”. Bất thường, khi được phép ở lại, sẽ phát triển thành các vấn đề. Do đó 5S được thực hành để ngăn ngừa các vấn đề từ trong trứng nước.

5S không phải là một chương trình tập trung vào lau chùi, quét dọn. Nếu các sáng kiến ​​thực hành 5S không dẫn đến việc xác định các bất thường hoặc giải quyết vấn đề, thì nó chỉ là sáng kiến quản lý nội vi. Quản lý nội vi có thể là một sản phẩm phụ của sáng kiến thực hành 5S.

Chúng ta hãy xem xét một tình huống. Khi bạn đi tới Gemba (hiện trường), chẳng hạn như tới văn phòng, chúng ta thấy một tờ giấy nằm trên sàn nhà. Giấy cũng bị bẩn vì một vài người đã dẫm lên nó. Giấy được nhặt bỏ vào thùng rác là một sáng kiến ​​quản lý nội vi. Tuy nhiên, trong thực hành 5S, câu chuyện không dừng lại ở đây.

Tìm thấy giấy hoặc đai ốc hoặc vít trên sàn nhà là một sự bất thường. Khi chúng ta xác định được một sự bất thường, điều quan trọng là cần tiến hành điều tra. Giấy hay đai ốc có nguồn gốc từ đâu ra? Điều gì sẽ xảy ra nếu cứ để chúng trên sàn nhà? Tại sao điều này lại sảy ra? Cần làm gì để ngăn ngừa tái phát? Tất cả những câu hỏi như thế này cần phải được nêu ra và tìm câu trả lời. Tóm lại, sáng kiến ​​5S sẽ dẫn đến quy trình 5W1H. Nó cũng sẽ dẫn đến yêu cầu thực hiện 5 Whys (5Y). Có mối liên kết chặt chẽ giữa 5S, 5W1H và 5Y.

Với thói quen quản lý nội vi tốt, điều gì sẽ xảy ra với tờ giấy được tìm thấy trên sàn nhà? Nó sẽ rơi vào thùng rác! Tờ giấy có thể có thông tin quan trọng hoặc nó sẽ là một phần của một tài liệu quan trọng. Việc vứt ngay giấy rơi trên sàn vào thùng tác có thể gây hại trong trường hợp như vậy. Do đó, 5S không có nghĩa là quản lý nội vi mà nó thúc đẩy thói quen đặt câu hỏi cần thiết cho thực hiện Lean!

Chuyện hoang đường số 2: 5S là phương pháp làm tuần tự

5S không phải là phương pháp làm tuần tự. Bạn không thể làm Seiri (Sàng lọc) rồi 3 tháng sau mới làm Seiton (Sắp xếp). Tất cả các trụ cột của 5S phải đi cùng nhau. Người ta không thể thực hành Seiri mà không làm Seiton. Khi người ta đặt câu hỏi “Cái này có cần thiết ở đây không?” trong Seiri, nó mở đường cho Seition, một sự sắp xếp có hệ thống để giữ mọi thứ ở vị trí được chỉ định. Tiêu chuẩn hóa xảy ra ở mọi khía cạnh. Tạo ra một danh sách những đồ cần thiết, bao nhiêu đồ cần thiết là quyết định của tiêu chuẩn, nơi để các đồ cần thiết được quy định bởi tiêu chuẩn, đồ cần thiết dùng khi nào cũng được quyết định bởi tiêu chuẩn. Tần suất truy cập khu vực thẻ đỏ của bộ phận có chức năng được chuẩn hóa. Lịch biểu cũng được chuẩn hóa. Tương tự, trong Seiton, các mã màu cần tiêu chuẩn hóa trong toàn tổ chức. Những gì cần lưu trữ, nơi để lưu trữ và số lượng cần lưu giữ cần phải tiêu chuẩn hóa. Trong yếu tố thứ ba, Seiso (Sạch sẽ) – cần chuẩn hóa công cụ làm vệ sinh, vị trí những điểm cần làm sạch, yêu cầu và tần suất vệ sinh. Trong yếu tố thứ năm Shitsuke (Sẵn sàng), lịch đánh giá, kế hoạch hành động ràng buộc thời gian với trách nhiệm giải trình và kỷ luật là các dấu hiệu của tiêu chuẩn hóa.

5S xây dựng kỷ luật tự giác

Các chương trình Lean thường bắt đầu với 5S vì nó xây dựng và thể hiện một nền văn hóa tự giác. Trụ cột thứ năm, Shitsuke, có nghĩa là “tự làm một mình”, sẽ chỉ xảy ra nếu mỗi người chúng ta luyện tập 5S đều có kỷ luật tự giác. Tự kỷ luật được yêu cầu tuân theo các tiêu chuẩn. Kỷ luật này tạo cơ sở cho các cải tiến qui trình tiếp theo như công việc chuẩn, KANBAN và bảo trì tự quản.Nếu không có một chương trình 5S tốt, rất khó để xem xét các vấn đề ở giai đoạn tiềm tàng – các bất thường – mà phải chờ đến khi chúng trở thành vấn đề lớn. Một chương trình 5S tốt thể hiện văn hóa của cơ sở và cho phép phòng ngừa vấn đề. Mọi thứ đều có chỗ riêng, mọi thứ đều ở đúng vị trí của nó và sẵn sàng để sử dụng. Và khi chúng không tuân thủ yêu cầu đó, chúng ta bắt đầu hỏi tại sao. Đây là khởi đầu của một chương trình 5S tạo thành nền tảng cho thực hiện Lean.

Văn phòng NSCL biên dịch