Không có bất kỳ câu hỏi nào được đặt ra liên quan đến các chỉ số đánh giá thực hiên công việc (KPI) cần phải có để thúc đẩy cải tiến trong vận hành. KPI vô cùng cần thiết cho một tổ chức để thể hiện thông tin về hiệu suất ở tất cả các cấp của tổ chức đó. Chìa khóa thành công là lựa chọn các KPI đem lại giá trị lâu dài.
Có một vấn đề là thuật ngữ KPI và số đo được sử dụng thay thế cho nhau trong vận hành sản xuất. Một KPI luôn là một số đo, nhưng một số đo chưa chắc đã là một KPI. Chìa khóa trong định nghĩa KPI đó là: nó có thể là một số đo thúc đẩy lợi thế cạnh tranh mang tính chiến lược (đem lại giá trị) cho một tổ chức.
Dưới đây là 5 nguyên tắc lựa chọn các chỉ số KPI tốt nhất cho một tổ chức thuộc lĩnh vực sản xuất:
- Tập trung vào một vài chỉ số KPI quan trọng. Đo lường quá nhiều thứ đồng nghĩa với việc không đo được bất cứ thứ gì. Các nhà quản lý có thói quen bổ sung các KPI cho nhiều lên nhưng không bao giờ chuẩn hóa số lượng KPI để thúc đẩy một số mục tiêu chiến lược nào đó. Điều này gây ra sự rối rắm khi tổ chức phải xác định điều gì thực sự cần thiết.
- Đảm bảo các chỉ số KPI được chọn có khả năng thúc đẩy mục tiêu chiến lược. KPI không chỉ được dùng để đo hiệu suất, hiệu quả. Chúng nên được dùng để đo hiệu suất có hướng đến các mục tiêu chiến lược, vốn được đặt ra như một phần của chiến lược vận hành của tổ chức. Một điều hết sức quan trọng là các KPI này sẽ đo lường những yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công của tổ chức.
- Đảm bảo các chỉ số KPI đều có liên quan đến tất cả các cấp độ sản xuất của tổ chức: Thật dễ dàng khi chỉ đo hiệu suất về các yếu tố tài chính. Điều quan trọng là các thành viên của đội ngũ nhân viên sản xuất ở tất cả các cấp phải tiếp cận được các số đo. Các KPI như tỷ lệ chi phí không trực tiếp là khá phổ biến, nhưng chúng không thật sự hiệu quả đối với nhân sự sản xuất. Thay vào đó, các số liệu như số đơn vị vận chuyển cho mỗi giờ làm việc sẽ đem lại một KPI có ý nghĩa (nếu mục tiêu là gia tăng sản xuất và/hoặc giảm giờ cho mỗi đơn vị).
- Đảm bảo dữ liệu có giá trị để tính chỉ số KPI. Giống như bất kỳ dự án Six Sigma nào, trước khi tìm cách cải tiến quá trình, chúng ta phải đảm hệ thống đo đạc là có giá trị. Điều này nghĩa là phải chứng thực độ lặp lại và độ tái lập của hệ thống đo lường. Liệu dữ liệu năng suất hệ thống có ý nghĩa, kịp thời và đáng tin cậy để đưa ra quyết định quản lý hợp lý hay không?
- Đảm bảo lựa chọn các KPI có thể giám sát được: Khi ai đó được chỉ định phụ trách 1 KPI cho phần việc/vị trí trong tổ chức, đó có phải là việc mà họ có thể kiểm soát được không? Các cá nhân có được phép thực hiện các thay đổi cần thiết để thúc đẩy hiệu quả của KPI? Đây là một yếu tố thường bị bỏ quên trong một chiến lược vận hành thành công. Ta thu được những gì đã đo, nhưng quan trọng hơn, những gì mình đo phải kiểm soát được để đạt được những mục tiêu chiến lược như mong muốn.
Cuối cùng, khi lựa chọn và thực hiện các KPI, hãy chắc chắn là phải đào tạo công nhân viên làm việc trong một môi trường hướng đến KPI. Các nhà sản xuất phải đưa ra các KPI mới nhất và tốt nhất cho môi trường sản xuất của tổ chức mình mà không cần thiết phải lên kế hoạch trước để đào tạo đội ngũ nhân sự, vì đó là điều cần thiết để đem lại thành công cho một tổ chức.
Văn phòng CPSI lược dịch
Nguồn: industryweek.com
