4 điều các nhà quản lý có thể làm để nâng cao năng suất lao động (Phần 2)

Trong phần này, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu 2 vấn đề còn lại có thể giúp các nhà quản lý cải thiện năng suất lao động tại doanh nghiệp của họ.

1. Xác định nguồn ảnh hưởng

Đôi khi những người lãnh đạo cũng sẽ phạm các sai lầm làm gián đoạn tiến độ và gây ảnh hưởng xấu tới năng suất của toàn bộ quy trình. Việc xác định và khác phục được nguyên nhân gây ra những điều này chính là chìa khóa để tăng hiệu suất và năng suất làm việc. Nhìn chung, nguyên nhân do cong người chia làm ba loại: cá nhân, tập thể và người lãnh đạo. Khi coi động lực là một nguồn ảnh hưởng các nhà quản lý phải xem xét điều gì là điều mà nhân viên quan tâm và chúng ta có thể tận dụng điều đó thế nào. Đề ra hệ thống khen thưởng và kỉ luật cho các hành vi là một phương pháp truyền thống nhưng cũng không kém phần hiệu quả.

Mặt khác, các nhà quản lý cũng cần có tầm nhìn rộng hơn để nhận ra các ảnh hưởng từ môi trường, tập thể, xem xét liệu nhân viên có kỹ năng cần thiết cho công việc hay không. Cuối cùng là xác định môi trường làm việc các công cụ và cấu trúc công việc của nhân viên có cho phép hoàn thành nhiệm vụ hay không. Đặt câu hỏi mở với nhân viên là cách tốt nhất để các nhà quản lý có thể xác định những nguồn ảnh hưởng này từ đó có thể đưa ra các giải pháp để cải thiện hiệu suất và hiệu quả công việc.

2. Đặt mục tiêu và theo dõi

Theo Rock, một trong những tác giả của cuốn sách “Crucial Accountability” một trong những cuốn sách bán chạy nhất do New York Time bình chọn, thì việc đặt mục tiêu vào theo dõi rất quan trọng. Anh cũng đưa ra một phương pháp WWWF (Who does what, by when? Then, follow up) Ai làm gì, Khi nào, sau đó và theo dõi nó. Cách tiếp cận này đưa ra cho mỗi người biết nhiệm vụ cụ thể của mình là gì để hoàn thành. Nghe có vẻ đơn giản nhưng ngôn ngữ rõ ràng và cụ thể là tối quan trọng khi nghi ngờ hãy đặt câu hỏi để kiểm tra sự hiểu biết và rõ ràng và cuối cùng đặt thời hạn cụ thể, các mốc thời gian cụ thể để kiểm tra tiến độ và đảm bảo trách nhiệm của mỗi người theo môi lịch trình.

Bên cạnh đó mô hình SMART cũng là một ứng dụng tốt cho cả các nhà quản lý lẫn nhân viên:

• Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng và bởi vì được xác định đúng đắn ngay từ đầu, bạn biết sẽ cần phải làm gì để đạt được chúng.
• Measurable: Mục tiêu phải có khả năng đo lường, cho phép bạn theo dõi kết quả và quyết định xem bạn đã đạt được mục tiêu chưa.
• Attainable: Có thể đạt được. Không ai lại kiên trì thực hiện một danh mục 30 công việc nhưng có đến 20 công việc không hoàn thành được. Mục tiêu của bạn phải đảm bảo vừa nằm trong khả năng nhưng cũng cần một chút thách thức để thúc đẩy bản thân cố gắng hết sức.
• Relevant: Các mục tiêu phải liên quan hoặc tác động trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Việc tạo ra thay đổi tích cực khi đạt được mục tiêu chính là động lực để bạn luôn nỗ lực hành động.
• Time-bound: Chia nhỏ các mục tiêu và giới hạn thời gian giúp bạn tổ chức công việc tốt và mang lại cảm giác cấp bách để tập trung hơn vào công việc.

Chỉ vơi một vài hành động đơn giản, các nhà quản lý có thể làm tăng đáng kể năng suất lao động đồng thời cũng thúc đẩy một môi trường làm việc tối ưu hơn cho nhân viên và luôn duy trì được một nền hệ thống luôn vận hành hiệu quả.

Văn phòng NSCL biên dịch