Có rất nhiều quan điểm khác nhau về Quản lý tinh gọn (Lean), tuy nhiên theo các chuyên gia, Lean thể được định nghĩa là hệ thống tổ chức và kinh nghiệm tốt hơn nhằm tăng lợi nhuận, dựa trên nền tảng đem đến sự hài lòng và giá trị gia tăng cho của khách hàng.
Một số mục tiêu chung của Lean là nâng cao chất lượng, tăng hiệu quả bằng cách loại bỏ “chất thải” và giảm chi phí. Bốn cách định nghĩa khác nhau về Lean đã được xác định:
- Lean là cố định trạng thái hoặc mục tiêu (trạng thái và mục tiêu tinh gọn)
- Lean là một quá trình cải tiến liên tục (trở thành tinh gọn)
- Lean là một tập hợp các phương pháp làm việc (thực hiện tinh gọn/nhóm công cụ tinh gọn)
- Lean là một triết lý cho ứng dụng (tư duy tinh gọn)
Dưới đây là 10 ý tưởng đầu tiên về cách doanh nghiệp có thể áp dụng để thành công trong thực hiện Lean:
# 1: Bắt đầu với hành động trong hệ thống kỹ thuật; bắt kịp sự thay đổi trong văn hoá doanh nghiệp
Để thực hiện một chiến lược tiếp cận các quy trình của Lean, việc tổ chức quy trình cần phải bắt đầu trong từng đội nhóm có liên quan, chứ không phải là trong những chức năng chung của đội nhóm đó. Các đội cần thực sự tự định hướng và phân công rõ ràng cho từng thành viên phù hợp để giải quyết từng vấn đề của đội nhóm đó.
# 2: Đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều được huấn luyện chính xác
Điều này tránh xung đột và cung cấp một nhóm quản lý có thể tạo điều kiện thay đổi với các đội làm việc cho họ và do đó loại bỏ chất thải hiệu quả. Trong thực tế, điều này có nghĩa là học bằng cách làm đầu tiên và đào tạo chỉ xếp sau đó
Cách tiếp cận đào tạo của Toyota là đưa nhân viên vào tình huống khó khăn và để họ giải quyết vấn đề của mình. Cách tiếp cận của Oliver Wight lại là tiến hành một chương trình học tập hành động để huấn luyện các đội nhóm về Lean và ứng dụng của nó cho quá trình sản xuất kinh doanh bằng cách tạo điều kiện cho nhóm lập các sơ đồ chuỗi giá trị của quá trình hiện tại trước khi thiết lập mục tiêu và nhóm tạo ra một quy trình Lean mới cùng với kế hoạch và ngân sách thực hiện.
# 3: Bắt đầu với các sơ đồ dòng giá trị để chứng minh Lean như một hệ thống và cung cấp mô hình có tính thiết thực cao
Một trong những công cụ quan trọng trong Lean là “Bản đồ Dòng Giá trị”. Công cụ này khi được sử dụng chính xác cho phép chúng ta tạo ra bản đồ cả giá trị và chất thải trong một quy trình nhất định. Bản đồ này sau đó có thể được sử dụng để hiểu được chất thải và các nguyên nhân phát sinh chất thải trước khi loại bỏ chúng ra khỏi dòng thải.
Sử dụng một nhóm các nhà quản lý có thẩm quyền nhằm phân bổ các nguồn lực và nhân lực phù hợp để xây dựng 1 bản đồ dòng giá trị ở hiện tại, tương lai và kế hoạch hành động hiệu quả nhất.
# 4: Sử dụng các hội thảo Kaizen để giảng dạy và thực hiện những thay đổi nhanh chóng
# 5: Tổ chức xung quanh các dòng giá trị
Trong ấn bản thứ hai của Lean Thinking (2003), các tác giả đề xuất một tổ chức ma trận, nơi vẫn còn những người đứng đầu các phòng ban có vai trò quản lý cả giá trị dòng, tương tự như hệ thống kỹ sư trưởng của Toyota. Người có kỹ năng lãnh đạo thực sự và sự hiểu biết sâu sắc về sản phẩm và quy trình phải chịu trách nhiệm cho quá trình tạo ra giá trị cho khách hàng và phải chịu trách nhiệm trước khách hàng.
# 6: Phát triển các kênh truyền thông và phản hồi cho mọi người
# 7: Quy định bắt buộc thực hiện Lean
# 8: Chú trọng sự hướng dẫn, lãnh đạo trong thời gian dài hạn
Một cuộc khủng hoảng có thể thúc đẩy phong trào Lean, nhưng khi cuộc khủng hoảng trôi qua, tất cả có thể trở lại nếp kinh doanh cũ. Ban lãnh đạo Công ty phải tập trung vào Lean về lâu dài – không chỉ để giải quyết một vấn đề.
# 9: Chuẩn bị cho sự kháng cự từ quản lý cấp trung
Theo một cuộc khảo sát do Viện Doanh nghiệp Lean (LEI), sự chống lại sự thay đổi của nhà quản lý cấp trung là trở ngại số 1 đối với việc thực hiện sản xuất Lean. Hơn 36% số người trả lời các cuộc điều tra hàng năm của LEI về việc thực hiện Lean đã cho thấy quản lý cấp trung là trở ngại lớn nhất cho việc thực hiện Lean.
# 10: Xác định cơ hội cho tác động tài chính lớn
Việc dành thời gian để xác định những cơ hội là vô cùng quan trọng để thuyết phục mọi thành viên của doanh nghiệp rằng Lean thực sự có thể tạo ra sự khác biệt quan trọng, tạo cơ hội gia tăng lợi nhuận cao.
Văn phòng NSCL biên dịch
Nguồn: Processexcellencenetwork.com
