11 bước để thực hiện Gemba Walk hiệu quả (Phần 2)

6 – Đặt câu hỏi

Một trong những điều khó khăn nhất để thực hiện Gemba Walk là đặt sang một bên các giả định về lý do tại sao công việc được thực hiện theo cách đó. Đừng cho rằng mọi thứ đang được thực hiện theo tiêu chuẩn. Thay vào đó, hãy hỏi nhân viên tại sao họ làm mọi thứ theo cách họ làm. Hỏi về cách công việc được ghi lại, cách họ quản lý các trường hợp ngoại lệ và tại sao các hoạt động được thực hiện theo một thứ tự cụ thể.

Công cụ 5W cung cấp một cấu trúc tuyệt vời cho các câu hỏi mà bạn muốn hỏi và trả lời trong chuyến Gemba Walk của bạn:

Who – Ai là người tham gia vào các quy trình mà bạn quan sát? Ai cung cấp đầu vào cho các quy trình? “Khách hàng” của quy trình là ai?

What – Đầu vào và đầu ra của quá trình này là gì? Những trở ngại nào cản trở dòng chảy hoặc tạo ra lãng phí?

Where – Không gian nơi làm việc có phù hợp với 5S không? Các vật liệu và thiết bị cần thiết có nằm ở vị trí thuận tiện không? Bạn có nhận thấy sự lãng phí chuyển động không?

When – Các đầu vào quy trình có sẵn khi cần thiết không? Công việc từ quá trình này có được kéo qua bởi quá trình kế tiếp không? Có quan sát thấy lãng phí chờ đợi không?

Why – Tại sao công việc này tạo ra giá trị cho khách hàng?

7 – Không đề xuất thay đổi trong khi Gemba Walk

Gemba Walk là cơ hội để quan sát, không phải để hành động. Rất có khả năng bạn sẽ đưa ngay các giải pháp hoặc thực hiện các cải tiến khi đang thực hiện Gemba Walk. Tuy nhiên, những thay đổi chỉ nên được thực hiện sau một thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng. Một chu kỳ cải tiến như DMAIC hoặc PDSA có thể hữu ích trong việc đảm bảo rằng mọi thay đổi được thực hiện là những thay đổi đúng và giúp loại bỏ những vấn đề mục tiêu.

8 – Gemba Walk theo nhóm

Không phải mọi chuyến Gemba Walk đều cần sự nỗ lực của nhóm, tuy nhiên đi cùng một nhà lãnh đạo từ một khu vực chức năng khác nhau của tổ chức có thể là một cách tốt để có được một quan điểm khác. Những người ít quen thuộc hơn với quy trình có thể hỏi một loạt câu hỏi khác nhau làm sáng tỏ công việc theo cách mới.

Nên đi cùng Ai trong một chuyến Gemba Walk? Xem xét:

Một người ngang hàng từ một bộ phận khác – Bạn có thể không nhận ra vấn đề với những gì bạn quá quen thuộc. Cặp mắt thứ hai, ít quen thuộc hơn với các quy trình và nhiệm vụ của nhóm của bạn có thể rất có giá trị, đặc biệt nếu bạn thường xuyên Gemba Walk.

Nhà cung cấp – Nếu nhóm của bạn sử dụng thiết bị, sản phẩm hoặc vật tư tiêu hao, có thể hữu ích khi mời nhà cung cấp cùng Gemba Walk. Họ có thể đề xuất các phương pháp hay nhất hoặc thông báo lỗi về cách sử dụng sản phẩm. Họ thậm chí có thể khám phá ra cách họ có thể cải thiện sản phẩm để phù hợp hơn với nhu cầu của bạn.

Khách hàng – Điều này có thể gây tranh cãi và chắc chắn không phải lúc nào cũng là ý tưởng hay, nhưng khách hàng ngày nay coi trọng tính minh bạch và họ thường quan tâm đến việc xem sản phẩm được tạo ra như thế nào. Họ cũng có thể xác định những thứ mà họ coi trọng nhiều hơn bạn nghĩ.

Một trong những đại diện bán hàng của bạn – Điều quan trọng là những người quảng bá sản phẩm của bạn cho khách hàng biết cách tạo ra và hiểu cách mọi phần của quy trình liên quan trực tiếp đến giá trị của khách hàng.

9 – Trộn lịch biểu

Các nhà lãnh đạo nên đánh dấu thời gian trên lịch của họ cho các chuyến Gemba Walk, nhưng nó không phải là một hoạt động định kỳ diễn ra cùng một lúc mỗi tháng. Để có được sự hiểu biết đầy đủ về những gì xảy ra trong quá trình này, bạn nên thực hiện Gemba Walk vào các thời điểm khác nhau trong ngày, các ngày trong tuần và các phần của tháng.

10 – Theo dõi cùng với nhân viên

Đôi khi kết quả của một chuyến Gemba Walk sẽ ngay lập tức rõ ràng khi thay đổi được thực hiện hoặc chu kỳ cải tiến được bắt đầu, nhưng ngay cả khi không có hành động ngay lập tức cho một chuyến đi cụ thể, điều quan trọng là phải cùng theo dõi với nhân viên. Chia sẻ những gì bạn đã học được và truyền đạt những bước tiếp theo, nếu có, sẽ xảy ra.

Rất nhiều tổ chức chuyển sang sử dụng phần mềm cải tiến để giúp quản lý công việc sau Gemba Walk.

Bởi vì phần mềm cải tiến cho phép người dùng nắm bắt ý tưởng để cải thiện và thực hiện trên những ý tưởng đó trong cùng một nền tảng, nhiều cải tiến được xác định trên Gemba Walk thực sự được triển khai.

Nó rất dễ dàng cho các nhà quản lý để chỉ định các dự án cải tiến được tạo ra bởi Gemba đi bộ đến các cá nhân hoặc nhóm, loại bỏ ma sát làm chậm tiến độ sau đó. Thông báo thông minh giữ cho mọi người trong vòng lặp và giúp đảm bảo rằng không có gì rơi qua các vết nứt. Bên cạnh các tính năng giúp tổ chức và sắp xếp công việc này, việc triển khai công nghệ sắp xếp này sẽ gửi một tín hiệu mạnh mẽ cho nhóm cải thiện gia tăng là quan trọng, người quản lý không chỉ yêu cầu đầu vào của nhân viên vì mục đích tham gia trong chuyến đi Gemba và lãnh đạo đó sẵn sàng đầu tư cần thiết để thúc đẩy sự thay đổi tích cực.

11 – Tiếp tục Gemba Walk

Nếu các thay đổi được thực hiện sau khi Gemba Walk, hãy chắc chắn quay trở lại Gemba để quan sát những thay đổi đó và xác minh rằng kết quả mong muốn đã đạt được. KPI có thể cung cấp cho bạn một số ý tưởng về việc cải tiến đang hoạt động như thế nào, nhưng không có gì hữu ích bằng Gemba Walk.

Nhiều người cho rằng quá bận rộn để thực hiện các chuyến Gemba Walk. Câu trả lời là nhiều hoạt động lãng phí thời gian có thể được loại bỏ bởi Gemba Walks. Bạn không cần phải gửi email qua lại hoặc tổ chức cuộc họp để giải quyết nhiều vấn đề về quy trình hoặc không gian làm việc chung. Bộ não con người xử lý hình ảnh một cách nhanh chóng hơn so với văn bản. Bất kỳ điều gì làm tăng tốc độ hiểu biết của bạn về những gì đang xảy ra trên tuyến đầu sẽ làm giảm lượng thời gian bạn phải bỏ ra để cố gắng tìm hiểu từ xa.

Nhiều kỹ thuật được sử dụng để loại bỏ lãng phí và hợp lý hóa luồng giá trị giống như Gemba Walk, đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả. Tuy nhiên thực hiện đúng là cần thiết để cho kết quả tốt nhất. Gắn bó với những thực hành tốt nhất này sẽ giúp đảm bảo rằng với từng bước đi bạn thu được những thông tin cần thiết để đưa ra quyết định đúng đắn về cách cải tiến quy trình.

Văn phòng NSCL biên dịch