11 bước để thực hiện Gemba Walk hiệu quả (Phần 1)

Gemba Walk là một kỹ thuật quản lý ngày càng phổ biến. Bằng cách thực hiện các chuyến đi đến nơi làm việc, các nhà lãnh đạo có được cái nhìn sâu sắc vào dòng giá trị và thường khám phá ra các cơ hội cải tiến và tìm ra những cách thức mới để hỗ trợ nhân viên. Cách tiếp cận này là một phương pháp cộng tác, trong đó các nhân viên cung cấp thông tin chi tiết về những gì được thực hiện và lý do tại sao.

Kết quả Gemba Walk phụ thuộc vào việc lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi. Dưới đây là các bước quan trọng nhất bạn có thể thực hiện để đảm bảo rằng các chuyến Gemba Walk tiếp theo sẽ thành công.

1 – Chuẩn bị cho nhân viên

Điều quan trọng là các thành viên trong nhóm, những người sẽ được quan sát và tham gia trong quá trình Gemba Walk có hiểu biết tốt về khái niệm và lợi ích của Gemba Walk. Họ nên biết rằng mục đích cuối cùng là loại bỏ các chướng ngại vật khiến để họ có thể tạo ra nhiều giá trị nhất trong công việc. Nói về Gemba Walk trước khi nó xảy ra sẽ giúp mọi người cảm thấy thoải mái hơn và cởi mở trong quá trình tương tác.

2 – Lập kế hoạch

Một chuyến Gemba Walk nên có một mục đích xác định, thường liên quan đến một mối quan tâm cụ thể liên quan đến KPI.

Trong một chuyến Gemba Walk, người quản lý hỏi những câu hỏi rất sâu về quá trình đang được quan sát. Những ai liên quan? Vật liệu nào được sử dụng? Bạn làm gì? Làm thế nào để bạn biết phải làm gì? Khi nào thì nhiệm vụ diễn ra? Điều gì phụ thuộc vào kết quả?

Các tổ chức sử dụng hiệu quả Gemba Walks sẽ tạo ra các bảng hỏi có cấu trúc. Ví dụ, ThedaCare đã tạo ra “bảng STAT” cung cấp các câu hỏi nhất quán để các nhà lãnh đạo sử dụng ở mỗi cấp. Các nhà lãnh đạo cũng dành thời gian tại Gemba để đảm bảo họ hiểu rõ hơn về công việc … dựa vào những hiểu biết và chuyên môn của nhân viên tiền tuyến .

3 – Theo dõi luồng giá trị

Thông thường, các cơ hội cải tiến lớn nhất được tìm thấy ở nơi có sự trao đổi giữa các quy trình, các phòng ban hoặc con người. Bằng cách theo dõi luồng giá trị, tiềm năng cao về lãng phí có thể được phát hiện tại những khu vực này.

Bạn nên mời nhân viên đề xuất quy trình, ca làm việc hoặc khu vực làm việc. Điều này không chỉ giúp bạn có thêm cơ hội cải tiến mà bạn có thể đã bỏ lỡ, mà nó cũng sẽ làm cho quá trình này mang tính tương tác hơn. Bởi vì nhân viên là những người tiền tuyến trong công việc, họ hiểu biết sâu sắc về các quy trình. Còn bạn, giá trị bạn đang mang đến khu vực là một cách nhìn mới về các quy trình cũ. Bằng cách hỏi mọi người xem điều này sẽ hữu ích nhất ở đâu, bạn đang đưa họ vào trong quy trình và cho thấy bạn đang ở đó để giúp đỡ chứ không phải để chỉ trích.

4 – Luôn tập trung vào quy trình, không phải con người

Một chuyến Gemba Walk không phải là để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Mục đích là để quan sát, hiểu và cuối cùng cải thiện quy trình. Đừng để nhân viên cảm thấy bạn có mặt là để trừng phạt và để tham gia vào quản lý công việc của họ.

Việc chuẩn bị cho nhân viên tại Gemba là cần thiết bằng cách cho họ biết rằng bạn sẽ hỏi nhiều câu hỏi về cách thức, thời điểm và lý do tại sao mọi thứ được thực hiện. Bạn nên nói rõ luôn là bạn không đánh giá đúng hay sai mà bạn cần câu trả lời trung thực và đầy đủ. Nếu công việc không được thực hiện theo tiêu chuẩn, bạn muốn họ nói ra sự thật và không cố gắng che đậy nó. Họ cần phải hiểu rằng câu hỏi của bạn đến từ mục đích muốn thực sự hiểu chứ không phải để buộc tội hay đối đầu.

5 – Ghi lại các quan sát của bạn

Bởi vì có rất nhiều thứ đang diễn ra trong chuyến Gemba Walk và bạn muốn nhớ tất cả thông tin phục vụ cho việc đưa ra các cải tiến sau này, điều quan trọng là phải mang theo các công cụ bao gồm:

Công cụ để ghi lại quan sát – Lý tưởng nhất là bạn có thể gửi các quan sát của mình vào nền tảng cải tiến liên tục qua điện thoại di động hoặc máy tính bảng để bạn có thể theo dõi chúng sau này, theo dõi việc triển khai và ghi lại tác động của việc Gemba Walk. Bút và giấy có thể được dùng nhưng cần đảm bảo bạn sẽ theo dõi các thông tin đã ghi được sau đó.

Máy ảnh – Có thể sẽ rất hữu ích sau này khi xem lại hình ảnh hoặc thậm chí có thể là một vài đoạn video ngắn. Hãy chắc chắn tôn trọng bất kỳ người nào bạn có thể chụp ảnh. Nếu máy ảnh không phù hợp với nơi làm việc của bạn, một số giấy vẽ đồ họa để phác họa bố cục của con người và thiết bị có thể hữu ích.

Một tâm trí cởi mở – Bạn không muốn các quan sát của bạn bị hạn chế bởi các khái niệm đã định trước. Ví dụ: Đừng cho rằng công việc đang được thực hiện theo Chuẩn hoặc mỗi người đang thực hiện từng tác vụ theo cùng một cách.

Văn phòng NSCL biên dịch