10 mẹo để lập Sơ đồ dòng giá trị tốt hơn (Phần 1)

Kinh doanh đang ngày càng trở nên cạnh tranh hơn. Để theo kịp nhu cầu và mong đợi của khách hàng, các công ty phải làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn bao giờ hết. Sơ đồ dòng giá trị (VSM) có thể giúp xác định và phối hợp tốt hơn các nhóm vận hành và các phân đoạn xử lý không thể thiếu trong quy trình chung.

Sơ đồ dòng giá trị có thể là một công cụ giao tiếp, một công cụ lập kế hoạch kinh doanh và là một công cụ để quản lý quá trình thay đổi của bạn. Bước đầu tiên là vẽ ra trạng thái hiện tại được thực hiện bằng cách thu thập thông tin từ nhà xưởng sản xuất. Bước này cung cấp các thông tin cần thiết để lập bản đồ “trạng thái” tương lai (những điều bạn mong muốn ở tương lai). Bước cuối cùng là chuẩn bị và bắt đầu tích cực sử dụng một kế hoạch thực hiện những điều đã mô tả, chỉ trong một trang, bạn lập kế hoạch để đạt được “trạng thái” tương lai như thế nào.

Để hiểu được VSM trước tiên chúng ta cần hiểu dòng giá trị là gì. Nói một cách đơn giản, dòng giá trị là một chuỗi các bước tạo ra để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng muốn hoặc cần. Để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng mong muốn, mỗi công ty đều có một tập hợp các bước cần thực hiện. VSM cho phép chúng ta hiểu rõ hơn các bước này là gì, bước nào tạo giá trị gia tăng, bước nào không, và quan trọng hơn là làm thế nào để cải thiện quy trình. VSM cung cấp cho chúng ta một cái nhìn trực quan có cấu trúc về các bước chính và dữ liệu tương ứng cần thiết để hiểu và thực hiện các cải tiến một cách thông minh nhằm tối ưu hóa toàn bộ quá trình.

Có một số mẹo để tạo VSM cho tổ chức của bạn:

1. Xác định dòng giá trị.

Bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết để đưa một sản phẩm từ nguyên liệu thô vào tay khách hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho đối tượng mục tiêu.

2. Xác định các bước tạo giá trị gia tăng dựa trên yêu cầu của khách hàng.

Bạn phải hiểu những gì khách hàng đánh giá cao để xác định các bước tạo giá trị gia tăng. Nếu không, bạn sẽ gặp rủi ro.

3. Nắm bắt quy trình thực tế.

Một quy trình trước đây hoạt động tốt khi bạn có 20 nhân viên nhưng bây giờ nó có thể không hoạt động hiệu quả khi công ty có 200 người. Hãy chắc chắn rằng bạn lập sơ đồ quy trình đúng như thực tế, không phải là sơ đồ của quy trình đã từng diễn ra trong quá khứ hay sơ đồ mà bạn mong muốn.

(Còn tiếp)

Văn phòng NSCL biên dịch