Nghiên cứu điển hình về thất bại khi áp dụng Hệ thống BSC (Phần 1)

Ngày đăng: 06/03/2017

Ảnh minh họa (Nguồn: blog.cloudjetsolutions.com)

Nghiên cứu này nhằm mục đích xác định nguyên nhân khi các DNVVN đạt được tất cả các yếu tố thành công thì vẫn thất bại trong việc thực hiện Hệ thống BSC. Nghiên cứu sẽ mở rộng giới hạn kiến thức về thực hiện Hệ thống BSC tại DNVVN, bằng cách bổ sung yếu tố quan trọng khác mà DNVVN nên xem xét khi thực hiện Hệ thống BSC hoặc bất kỳ khung đo đạc việc thực hiện nào khác. Nghiên cứu điển hình được thực hiện tại Công ty TNHH SAQ, là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh bán lẻ trong lĩnh vực thiết bị điện. Sản phẩm chính của Công ty là máy lọc không khí với thị phần lớn thứ ba ở Thái Lan, doanh thu hàng năm trên 10 triệu Baht. Công ty có mười hai nhân viên toàn thời gian và một số nhân viên bán thời gian tùy thuộc vào thời điểm. Động lực để thực hiện Hệ thống bảng điểm cân bằng BSC đến từ người quản lý của Công ty. Lý do là người quản lý nhìn thấy được tương lai của doanh nghiệp và dự kiến sẽ tăng trưởng nhanh chóng trong tương lai gần. Người quản lý tìm kiếm một khung đo đạc việc thực hiện thích hợp có thể giúp chuyển tầm nhìn và chiến lược của tổ chức thành hành động và tin rằng Hệ thống BSC có thể làm được điều đó. Giai đoạn thiết kế Hệ thống BSC cho Công ty kéo dài khoảng bốn tuần và sau đó được giới thiệu trong nội bộ Công ty. Kể từ đó, các cuộc họp được tổ chức khoảng một tháng một lần để thảo luận về các biện pháp trong Hệ thống BSC và các chiến lược hiện tại của Công ty. Do môi trường thay đổi và sự thay đổi liên tục trong đặc tính sản phẩm của Công ty (giới thiệu sản phẩm mới) dẫn đến các chiến lược thay đổi và nhiều biện pháp đưa ra ban đầu trở nên lỗi thời. Trong một số trường hợp, dữ liệu thậm chí không được thu thập cho biện pháp cụ thể trước khi biện pháp đó bị loại bỏ. Hai năm sau khi thực hiện Hệ thống BSC, người quản lý quyết định ngừng sử dụng cho đến khi chiến lược của Công ty ổn định hơn. Như vậy, doanh nghiệp đã thất bại trong việc thực hiện Hệ thống BSC. Để xác định nguyên nhân thất bại của doanh nghiệp và các yếu tố quan trọng để thực hiện thành công Hệ thống BSC, nhà nghiên cứu đã tiến hành kiểm tra việc thực hiện Hệ thống BSC thông qua 2 cuộc phỏng vấn chuyên sâu – 1 với nhà quản lý/chủ sở hữu, 1 phỏng vấn với nhân viên – người trực tiếp chịu trách nhiệm thiết kế và thực hiện Hệ thống BSC. Trọng tâm chính của các cuộc phỏng vấn và quan sát bao gồm: thiết kế Hệ thống BSC, làm rõ nhiệm vụ, cam kết của lãnh đạo cấp cao và sự tham gia của nhân viên, quá trình truyền thông, quá trình phát triển, sự sẵn sàng về thời gian và nguồn lực, và việc sử dụng hệ thống phần cứng và phần mềm. Những yếu tố này được lựa chọn dựa trên những tài liệu về thực hiện thành công Hệ thống BSC trong cả tổ chức lớn và DNVVN. Nhà nghiên cứu ghi lại tất cả các dữ liệu thu được từ cả hai cuộc phỏng vấn và thông qua quan sát để tóm tắt những phát hiện. Các phát hiện được sau đó được gửi lại cho những người đã được phỏng vấn để xác nhận tính chính xác của kết luận về những gì đã xảy ra trong tổ chức. Người được phỏng vấn đồng ý với kết luận của nhà nghiên cứu, xác nhận tính hợp lệ của dữ liệu thu được trong nghiên cứu này. Nhà nghiên cứu sau đó sử dụng dữ liệu này để phân tích thêm. Bảng kết quả nghiên cứu các yếu tố thành công chính từ việc phỏng vấn và quan sát:

Yếu tố thành công chính	Đề xuất từ tài liệu	Kết quả nghiên cứu
Yếu tố thành công chính	Đề xuất từ tài liệu	Phỏng vấn	Quan sát
Thiết kế Hệ thống bảng điểm cân bằng BSC	Chỉ cần đo đạc 1 vài chỉ số quan trọng, do DNVVN có giới hạn nguồn lực	Người phỏng vấn có thể nhớ lại tất cả các chỉ số hiện tại trong Hệ thống Bảng điểm cân bằng và cho biết có không quá nhiều chỉ số	Chỉ có 24 giải pháp thuộc 4 khía cạnh truyền thống trong Hệ thống BSC. Số lượng này phù hợp với phạm vi đề xuất bởi Kaplan và Norton
Làm rõ sứ mệnh	Sứ mệnh của tổ chức nên được mô tả rõ ràng	Người được phỏng vấn có thể nêu rõ sứ mệnh của tổ chức một cách chính xác và có thể giải thích cách thức và lý do tại sao sứ mệnh này được xây dựng.	Sứ mệnh và chiến lược là những vấn đề chính trong cuộc họp hàng tháng, do đó nó được truyền đạt rõ ràng đến tất cả các nhân viên.
Cam kết của quản lý cấp cao	Quản lý cấp cao nên hỗ trợ hoàn toàn việc thực hiện Hệ thống BSC	Quản lý-chủ Công ty cam kết hoàn toàn. Điều này được xác nhận thông qua cuộc phỏng vấn với nhân viên.	Bằng cách tiến hành 1 cuộc họp 1 lần/tháng, đặc biệt để cập nhật Hệ thống BSC, rõ ràng là quản lý cấp cao cam kết sử dụng hệ thống này trong tổ chức
Sự tham gia của nhân viên	Nhân viên nên tham gia vào các giai đoạn thiết kế và thực hiện	Người phỏng vấn xác định rằng đây không phải vấn đề do chỉ có 12 nhân viên trong tổ chức này và mọi người đều tham gia vào từng giai đoạn.	Trong giai đoạn thiết kế và thực hiện, từng nhân viên được tham gia chặt chẽ. Đề xuất của nhân viên luôn được hoan nghênh và không có sự phản kháng nào từ người lao động.
Quá trình truyền thông	Hệ thống BSC nên được truyền đạt trong nội bộ tổ chức
Quá trình xây dựng	Quá trình xây dựng không nên quá dài và nên rõ ràng và hiệu quả về nguồn lực	Những người được phỏng vấn cho biết giai đoạn xây dựng diễn ra nhanh chóng và không có vấn đề gì.	Giai đoạn thiết kế và xây dựng chỉ diễn ra trong 4 tuần, tương tự như được đề xuất trong tài liệu
Sự sẵn có về thời gian và nguồn lực	Thiếu thời gian và nguồn lực, Hệ thống bảng điểm BSC không thể được thực hiện thành công (Tenhunen và cộng sự 2001)	Người được phỏng vấn tin rằng các nguồn lực cần thiết được cung cấp để thực hiện thành công Hệ thống BSC và do đó, đây không phải là vấn đề	Có một cuộc họp hàng tháng. Có một nhân viên chịu trách nhiệm về việc phân tích Hệ thống BSC. Do đó việc thiếu thời gian và nguồn lực không phải là vấn đề chính trong tổ chức này.
Sử dụng hệ thống phần cứng và phần mềm	Việc sử dụng thích hợp các hệ thống phần cứng và phần mềm có thể giúp thực hiện thành công hệ thống BSC (Fernandes và cộng sự, 2006)	Những người được phỏng vấn chỉ ra rằng chỉ có Microsoft Excel mới được sử dụng để phân tích số liệu và đủ tốt để phân tích dữ liệu hiện có.	Không có nhiều chỉ số trong Hệ thống BSC do đó, có ít dữ liệu được thu thập và phân tích. Chỉ có những tính toán đơn giản là đủ ở bước này, do đó Microsoft Excel là công cụ phân tích dữ liệu phù hợp.